Stok toko HP meleset diam-diam. Baterai dipasang tetapi tidak pernah dimasukkan ke tiket, kiriman datang kurang dua layar, casing terjual dengan varian yang salah. Setelah beberapa minggu, sistem mencatat Anda punya tiga layar iPhone 18 Pro, lacinya kosong, dan pelanggan sedang menunggu. Hitung stok secara rutin adalah cara untuk menangkapnya.
Jawabannya bukan hitung stok tahunan yang menyita satu hari Minggu, melainkan hitungan singkat setiap minggu yang fokus pada barang terpenting. Berikut rutinitas 20 menit, plus apa yang harus dilakukan saat angkanya tidak cocok.
Mengapa stok toko HP bisa meleset
Sebagian besar selisih berasal dari beberapa celah sehari-hari:
- Suku cadang dipakai untuk servis tetapi tidak dicatat di tiket.
- Barang kiriman masuk rak sebelum diterima di sistem, atau kiriman sebagian dicatat sebagai lengkap.
- Barang yang nyaris sama tertukar di konter, misalnya layar yang salah untuk model serupa atau casing bening untuk HP yang salah.
- Suku cadang pecah saat dipasang lalu dibuang tanpa catatan.
- Suku cadang rusak dikirim balik ke pemasok tanpa catatan retur.
- Stok dibawa ke toko lain tanpa transfer.
Semua ini celah dalam proses, bukan masalah menghitung. Hitung stok mingguan menemukannya selagi masih kecil dan orang-orang masih ingat apa yang terjadi.
Hitung stok mingguan 20 menit, langkah demi langkah
Pilih jadwal tetap, misalnya sebelum toko buka di hari kerja yang paling sepi. Tunjuk satu orang yang selalu memimpin, dan gilir pendampingnya supaya semua orang menguasai rutinitasnya.
Langkah 1: bekukan transaksi dan bersiap (2 menit)
- Selesaikan atau tunda dulu penjualan, penerimaan barang, atau transfer yang sedang berjalan. Menghitung stok yang sedang bergerak menghasilkan angka yang salah.
- Periksa tiket servis yang masih berjalan. Setiap suku cadang yang sudah dialokasikan untuk suatu pekerjaan harus tercatat di tiketnya dan disisihkan (penjelasannya ada di bawah).
- Siapkan pemindai dan daftar hitung minggu ini.
Langkah 2: hitung barang laris (8 menit)
Setiap minggu, hitung 15 sampai 25 barang yang paling sering Anda pakai atau jual. Untuk kebanyakan toko servis HP, daftarnya kira-kira seperti ini:
- Baterai Galaxy S26
- layar iPhone 18 Pro
- konektor cas untuk model yang paling sering Anda servis
- casing dan pelindung layar terlaris Anda
- pengisi daya cepat dan kabel
Barang-barang ini bergerak setiap hari, jadi paling cepat meleset, dan kalau sampai habis, Anda kehilangan servis hari itu juga. Hitung tanpa melihat sistem: tulis jumlah yang ada di rak sebelum mengecek sistem, karena kalau tidak, Anda cenderung “menemukan” angka yang Anda harapkan.
Langkah 3: hitung kategori giliran minggu ini (8 menit)
Lalu hitung satu kategori yang lebih luas, bergiliran sehingga seluruh toko tercakup setiap empat minggu:
| Minggu | Kategori | Yang perlu diwaspadai |
|---|---|---|
| 1 | Layar dan LCD | Model tertukar, suku cadang pecah saat dipasang |
| 2 | Baterai, konektor cas, dan suku cadang kecil | Suku cadang dipakai di tiket tetapi tidak dicatat |
| 3 | Casing, pelindung layar, kabel, dan pengisi daya | Varian yang salah terjual di konter |
| 4 | Perangkat dan barang bernilai tinggi | Unit yang tidak berada di tempat yang dicatat sistem |
Untuk perangkat, cek setiap IMEI, bukan hanya jumlahnya. Empat HP di rak baru dianggap benar jika memang empat HP itulah yang tercatat di sistem.
Langkah 4: masukkan, bandingkan, dan catat (2 menit)
Scan atau masukkan hasil hitungan, lalu daftar setiap baris yang jumlahnya di rak dan di sistem tidak sama. Jangan sesuaikan apa pun dulu.
Menangani selisih tanpa menebak-nebak
Selisih adalah pertanyaan, bukan jawaban. Sebelum menyesuaikan stok, periksa penyebab yang biasa, secara berurutan:
- Tiket servis yang masih berjalan. Apakah ada suku cadang yang dipasang tetapi tidak dimasukkan ke pekerjaannya?
- Kiriman terbaru. Apakah ada barang yang sudah diterima di sistem tetapi belum dibongkar, atau sudah dibongkar tetapi belum diterima di sistem?
- Retur ke pemasok. Apakah ada suku cadang rusak yang dikirim balik tanpa catatan retur?
- Transfer. Apakah ada stok yang sedang dalam perjalanan ke atau dari toko lain?
- Barang yang mirip. Apakah suku cadang yang “hilang” ternyata ada di slot sebelahnya?
Contoh perhitungan. Sistem mencatat 12 layar iPhone 18 Pro; di rak ada 10. Saat tiket diperiksa, ditemukan satu layar yang dipasang hari Kamis tetapi tidak pernah dimasukkan ke servisnya. Anda menambahkannya ke tiket, yang sekaligus membetulkan margin pekerjaan itu, dan sistem kini mencatat 11. Layar terakhir tidak ada penjelasannya, jadi Anda menyesuaikan stok sebanyak satu dengan alasan “tidak terjelaskan, hitung stok mingguan”. Dengan harga modal €64, itu kerugian yang layak dipantau.
Beberapa aturan agar proses ini tetap jujur:
- Catat alasan di setiap penyesuaian, tanpa kecuali.
- Telusuri selisih pada layar dan perangkat di hari yang sama. Selisih satu kabel atau pelindung layar cukup disesuaikan dengan catatan.
- Tinjau alasan-alasannya sebulan sekali. Jika “dipasang tetapi tidak dicatat” terus muncul, perbaiki kebiasaan di meja servis, bukan memperketat hitungan.
Suku cadang yang disisihkan untuk servis
Inilah yang paling membingungkan saat menghitung stok di toko servis. Layar yang dipesan untuk pelanggan tergeletak di meja servis, menunggu perangkatnya datang. Ini stok atau bukan?
Perlakukan seperti ini:
- Begitu suku cadang dialokasikan untuk suatu pekerjaan, masukkan ke tiket servis. Di Phonesol, suku cadang yang ditambahkan ke tiket keluar dari stok, dengan biayanya tercatat pada pekerjaan itu.
- Simpan terpisah secara fisik, dalam kantong atau baki berlabel nomor tiket, jauh dari stok rak.
- Jangan hitung sebagai stok rak. Suku cadang itu sudah tercatat di tiket.
- Jika pelanggan membatalkan, kembalikan suku cadang ke stok dan ke rak di hari yang sama, supaya sistem dan rak kembali cocok.
Dengan begitu, rak Anda hanya berisi stok yang bebas dipakai, dan hitungan serta peringatan stok menipis Anda sesuai kenyataan.
Titik pesan ulang yang sesuai kecepatan penjualan Anda
Titik pesan ulang adalah jumlah stok saat Anda harus memesan lagi. Cara sederhana menetapkannya:
Titik pesan ulang = rata-rata pemakaian mingguan × waktu tunggu pemasok dalam minggu + stok pengaman
- Baterai Galaxy S26: Anda memasang sekitar 6 per minggu, pemasok butuh 1 minggu, dan Anda menyimpan 3 cadangan. Titik pesan ulang = 6 × 1 + 3 = 9. Saat stok turun ke 9, pesan untuk kebutuhan dua minggu ke depan, sekitar 12.
- Layar iPhone 18 Pro: Anda memasang sekitar 4 per minggu, pengiriman butuh 2 minggu, dan Anda menyimpan 2 cadangan. Titik pesan ulang = 4 × 2 + 2 = 10.
- Casing yang kurang laku: terjual sekitar sekali dalam dua minggu. Titik pesan ulang 1 atau 2 sudah cukup, dan ini mencegah stok lambat laku menahan uang Anda.
Cek angka-angka ini setiap bulan dengan laporan penjualan dan pemakaian suku cadang. Pola pemakaian cepat berubah saat model populer berganti.
Peringatan stok menipis yang benar-benar ditindaklanjuti
Peringatan hanya berguna jika ada yang bertanggung jawab atasnya.
- Tetapkan batas pesan ulang untuk barang laris di langkah 2 lebih dulu.
- Tunjuk satu orang setiap hari yang bertanggung jawab atas peringatan dan pemesanan.
- Ubah peringatan menjadi pesanan di hari yang sama: pesanan pembelian untuk pembelian terencana, atau pembelian cepat untuk belanja mendadak di toko sekitar.
- Saat kiriman datang, terima jumlah yang benar-benar datang. Jika yang datang 16 dari 20 layar, terima 16 dan biarkan 4 tetap tertunda. Lalu beri label dan masukkan ke rak.
Terlalu banyak peringatan sama buruknya dengan tidak ada sama sekali. Jika satu peringatan muncul setiap minggu untuk barang yang tidak Anda pedulikan, turunkan batas pesan ulangnya atau hapus.
Bagaimana Phonesol membantu rutinitas ini
Manajemen stok untuk toko servis HP di Phonesol mencakup setiap bagian rutinitas ini:
- Peringatan stok menipis berdasarkan batas pesan ulang yang Anda tetapkan, dengan jumlah stok per toko.
- Suku cadang terhubung ke model perangkat dan servis, keluar dari stok saat dipakai di tiket.
- Pelacakan IMEI dan nomor seri untuk setiap perangkat.
- Label barcode dicetak satuan atau sekaligus banyak, plus scan saat penerimaan barang, transfer, dan hitung stok.
- Pesanan pembelian dan pembelian manual cepat, dengan penerimaan sebagian dan retur ke pemasok.
- Data pemasok dengan riwayat harga dan saldo kredit yang belum terpakai.
- Laporan stok yang menampilkan nilai stok, barang lambat laku, dan suku cadang terpakai.
- Transfer antartoko, dengan perubahan yang bisa ditelusuri per karyawan dan per toko.
Mulai dari 3.000+ produk siap pakai, dan kami bantu Anda memindahkan daftar stok yang sudah ada.
Coba di toko Anda
Phonesol punya uji coba gratis 14 hari, tanpa kartu kredit. Siapkan 20 barang terlaris Anda dengan batas pesan ulang, lalu jalankan hitung stok mingguan pertama Anda dengan pemindai. Jika ingin dipandu lebih dulu, jadwalkan demo, atau lihat paket dan harga.