De voorraad in een telefoonwinkel loopt ongemerkt uit de pas. Een batterij wordt geplaatst maar nooit op de order gezet, een levering komt twee schermen te kort binnen, een hoesje wordt als de verkeerde variant verkocht. Na een paar weken zegt het systeem dat je drie schermen voor de iPhone 18 Pro hebt, is de la leeg en staat er een klant te wachten. Met een regelmatige voorraadtelling vang je dat op.
De oplossing is geen jaarlijkse telling die je een hele zondag kost. Het is een korte telling elke week, gericht op de artikelen die er het meest toe doen. Hier is een routine van 20 minuten, plus wat je doet als de cijfers niet kloppen.
Waarom de voorraad in een telefoonwinkel gaat afwijken
De meeste verschillen ontstaan door een handvol dagelijkse gaten:
- Onderdelen die bij reparaties zijn gebruikt maar niet op de order staan.
- Leveringen die al op het schap liggen voordat ze zijn ingeboekt, of een gedeeltelijke levering die als compleet is ingeboekt.
- Bijna identieke artikelen die aan de balie worden verwisseld, zoals het verkeerde scherm voor een vergelijkbaar model of een transparant hoesje voor de verkeerde telefoon.
- Onderdelen die bij het plaatsen breken en zonder notitie in de prullenbak verdwijnen.
- Defecte onderdelen die zonder vastgelegde retour naar de leverancier teruggaan.
- Voorraad die zonder overdracht naar een andere winkel gaat.
Dit zijn gaten in het proces, geen telproblemen. Een wekelijkse telling vindt ze zolang ze klein zijn en mensen nog weten wat er gebeurde.
De wekelijkse telling van 20 minuten, stap voor stap
Kies een vast moment, bijvoorbeeld voor openingstijd op je rustigste doordeweekse dag. Laat steeds dezelfde persoon de leiding nemen en wissel de helper af, zodat iedereen de routine leert.
Stap 1: alles stilzetten en voorbereiden (2 minuten)
- Rond lopende verkopen, leveringen of overdrachten af of zet ze even in de wacht. Wie voorraad telt die in beweging is, krijgt verkeerde uitkomsten.
- Controleer de openstaande reparatieorders. Elk onderdeel dat al voor een klus is bestemd, hoort op de order te staan en apart te liggen (daarover hieronder meer).
- Leg de scanner en de tellijst van deze week klaar.
Stap 2: tel de snellopers (8 minuten)
Tel elke week de 15 tot 25 artikelen die je het meest gebruikt of verkoopt. Voor de meeste telefoonreparatiezaken ziet die lijst er ongeveer zo uit:
- Galaxy S26 batterijen
- schermen voor de iPhone 18 Pro
- laadpoorten voor je meest gerepareerde modellen
- je best verkopende hoesjes en screenprotectors
- snelladers en kabels
Deze artikelen gaan dagelijks de deur uit, dus ze lopen het snelst uit de pas, en als ze op zijn, mis je vandaag een reparatie. Tel ze blind: noteer wat er op het schap ligt voordat je in het systeem kijkt, anders “vind” je al snel het getal dat je verwacht.
Stap 3: tel de wisselende categorie van deze week (8 minuten)
Tel daarna één bredere categorie, met een wisselschema zodat de hele winkel elke vier weken aan bod komt:
| Week | Categorie | Let op |
|---|---|---|
| 1 | Schermen en displays | Verwisselde modellen, onderdelen gebroken bij het plaatsen |
| 2 | Batterijen, laadpoorten en kleine onderdelen | Onderdelen gebruikt bij orders maar niet geregistreerd |
| 3 | Hoesjes, screenprotectors, kabels en opladers | Verkeerde variant verkocht aan de balie |
| 4 | Toestellen en waardevolle artikelen | Elk exemplaar dat niet ligt waar het systeem zegt |
Controleer bij toestellen elk IMEI-nummer, niet alleen het aantal. Vier telefoons op het schap klopt alleen als het de vier telefoons zijn die het systeem verwacht.
Stap 4: invoeren, vergelijken en noteren (2 minuten)
Scan of voer de tellingen in en noteer elke regel waarop schap en systeem verschillen. Pas nog niets aan.
Verschillen oplossen zonder te gokken
Een verschil is een vraag, geen antwoord. Loop voordat je de voorraad aanpast eerst de gebruikelijke verdachten na, in deze volgorde:
- Openstaande reparatieorders. Is er een onderdeel geplaatst maar niet aan de klus toegevoegd?
- Recente leveringen. Is er iets in het systeem ingeboekt maar niet uitgepakt, of uitgepakt maar niet ingeboekt?
- Retouren naar leveranciers. Zijn er defecte onderdelen teruggegaan zonder vastgelegde retour?
- Overdrachten. Is er voorraad onderweg naar of van een andere winkel?
- Dubbelgangers. Ligt het “ontbrekende” onderdeel in het vak ernaast?
Een uitgewerkt voorbeeld. Het systeem toont 12 schermen voor de iPhone 18 Pro; op het schap liggen er 10. Bij de controle van de orders vind je een scherm dat donderdag is geplaatst maar nooit aan de reparatie is toegevoegd. Je voegt het toe aan de order, waardoor ook de marge van die klus klopt, en het systeem toont nu 11. Voor het laatste scherm is geen verklaring, dus je past de voorraad met één aan, met als reden “onverklaard, wekelijkse telling”. Bij een kostprijs van € 64 is dat een verlies dat het bijhouden waard is.
Met een paar regels blijft dit eerlijk:
- Noteer bij elke correctie een reden, elke keer weer.
- Zoek verschillen bij schermen en toestellen dezelfde dag nog uit. Een losse kabel of screenprotector kun je met een notitie corrigeren.
- Bekijk de redenen één keer per maand. Komt “geplaatst maar niet geregistreerd” steeds terug, pak dan de gewoonte aan de werkbank aan in plaats van harder te tellen.
Onderdelen gereserveerd voor reparaties
Dit zorgt voor de meeste verwarring bij een telling in een reparatiezaak. Een scherm dat voor een klant is besteld, ligt op de werkbank te wachten op het toestel. Is het voorraad of niet?
Pak het zo aan:
- Zet een onderdeel op de reparatieorder zodra het voor een klus is bestemd. In Phonesol gaat een onderdeel dat je aan een order toevoegt van de voorraad af, met de kostprijs op de klus.
- Bewaar het fysiek apart, in een zakje of bakje met het ordernummer erop, los van de schapvoorraad.
- Tel het niet mee als schapvoorraad. Het staat al op de order.
- Annuleert de klant, zet het onderdeel dan dezelfde dag terug in de voorraad en terug op het schap, zodat systeem en schap weer overeenkomen.
Op je schappen ligt dan alleen voorraad die vrij te gebruiken is, en je tellingen en meldingen bij lage voorraad kloppen met de werkelijkheid.
Bestelpunten die passen bij hoe snel je verkoopt
Een bestelpunt is het voorraadniveau waarop je de volgende bestelling plaatst. Zo stel je er eenvoudig een in:
Bestelpunt = gemiddeld verbruik per week × levertijd van de leverancier in weken + een veiligheidsbuffer
- Batterijen voor de Galaxy S26: je plaatst er ongeveer 6 per week, je leverancier doet er 1 week over en je houdt er 3 achter de hand. Bestelpunt = 6 × 1 + 3 = 9. Zakt de voorraad naar 9, bestel dan genoeg voor de komende twee weken, ongeveer 12.
- Schermen voor de iPhone 18 Pro: je plaatst er ongeveer 4 per week, de levering duurt 2 weken en je houdt er 2 achter de hand. Bestelpunt = 4 × 2 + 2 = 10.
- Een hoesje dat langzaam verkoopt: het gaat ongeveer eens per twee weken de deur uit. Een bestelpunt van 1 of 2 is ruim genoeg, en zo zit er geen geld vast in langzame voorraad.
Controleer dit maandelijks aan de hand van je rapportages over verkoop en gebruikte onderdelen. Het verbruik verandert snel als populaire modellen wisselen.
Meldingen bij lage voorraad waar je team echt iets mee doet
Een melding helpt alleen als iemand er verantwoordelijk voor is.
- Stel eerst bestelniveaus in voor je snellopers uit stap 2.
- Maak elke dag één persoon verantwoordelijk voor meldingen en bestellingen.
- Maak van een melding dezelfde dag nog een bestelling: een inkooporder voor geplande inkoop, of een snelle inkoop voor een dringende aankoop in de buurt.
- Komt de levering binnen, boek dan in wat er echt is aangekomen. Komen er 16 van de 20 schermen, boek er dan 16 in en laat er 4 openstaan. Label ze daarna en leg ze op het schap.
Te veel meldingen is net zo erg als geen. Gaat er elke week een af voor een artikel waar je niet mee zit, verlaag dan het bestelniveau of verwijder de melding.
Zo ondersteunt Phonesol de routine
Voorraadbeheer voor telefoonreparatiezaken in Phonesol dekt elk onderdeel van deze routine:
- Meldingen bij lage voorraad op basis van bestelniveaus die je zelf instelt, met voorraadniveaus per winkel.
- Onderdelen gekoppeld aan toestelmodellen en reparaties, die van de voorraad gaan zodra je ze op een order gebruikt.
- IMEI- en serienummerregistratie voor elk toestel.
- Barcodelabels per stuk of in batches geprint, en scannen bij het inboeken, overdrachten en voorraadtellingen.
- Inkooporders en snelle handmatige inkopen, met gedeeltelijk inboeken en retouren naar leveranciers.
- Leveranciersgegevens met prijsgeschiedenis en openstaande tegoeden.
- Voorraadrapportages met voorraadwaarde, langzame lopers en gebruikte onderdelen.
- Overdrachten tussen winkels, met wijzigingen herleidbaar naar medewerker en winkel.
Begin met meer dan 3.000 kant-en-klare producten, en we helpen je je bestaande voorraadlijst te importeren.
Probeer het in je eigen winkel
Phonesol heeft een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard. Zet je top 20 snellopers op met bestelniveaus en doe je eerste wekelijkse telling met een scanner. Kijk je liever eerst samen met ons? Plan een demo of bekijk de abonnementen en prijzen.