O inventário de uma loja de telemóveis desacerta-se sem fazer barulho. Monta-se uma bateria que nunca chega à ordem de reparação, uma entrega chega com dois ecrãs a menos, uma capa é vendida com a variante errada. Ao fim de umas semanas, o sistema diz que tem três ecrãs de iPhone 18 Pro, a gaveta está vazia e há um cliente à espera. Uma contagem de stock regular é a forma de apanhar estes desvios.
A solução não é uma contagem anual que lhe come um domingo. É uma contagem curta todas as semanas, centrada nos artigos que mais importam. Eis uma rotina de 20 minutos e o que fazer quando os números não batem certo.
Porque é que o inventário de uma loja de telemóveis se desacerta
A maioria das diferenças vem de meia dúzia de falhas do dia a dia:
- Peças usadas em reparações mas não registadas na ordem.
- Entregas arrumadas na prateleira antes de darem entrada no sistema, ou entregas parciais registadas como completas.
- Artigos quase iguais trocados ao balcão, como o ecrã errado para um modelo parecido ou uma capa transparente para o telemóvel errado.
- Peças partidas durante a montagem e deitadas fora sem registo.
- Peças com defeito devolvidas ao fornecedor sem a devolução registada.
- Stock levado para outra loja sem transferência.
São falhas de processo, não problemas de contagem. Uma contagem semanal deteta-as enquanto são pequenas e as pessoas ainda se lembram do que aconteceu.
A contagem semanal de 20 minutos, passo a passo
Escolha um horário fixo, por exemplo antes de abrir, no dia da semana com menos movimento. Mantenha a mesma pessoa a liderar e vá rodando quem ajuda, para que todos aprendam a rotina.
Passo 1: parar e preparar (2 minutos)
- Conclua ou suspenda qualquer venda, entrega ou transferência em curso. Contar stock em movimento dá resultados errados.
- Verifique as ordens de reparação em curso. Qualquer peça já comprometida com um trabalho deve estar na respetiva ordem e posta de parte (explicamos mais abaixo).
- Tenha à mão o leitor e a lista de contagem desta semana.
Passo 2: contar os artigos de maior rotação (8 minutos)
Todas as semanas, conte os 15 a 25 artigos que mais usa ou vende. Na maioria das lojas de reparação de telemóveis, essa lista é mais ou menos esta:
- Baterias Galaxy S26
- ecrãs de iPhone 18 Pro
- conectores de carga dos modelos que mais repara
- as capas e películas que mais vende
- carregadores rápidos e cabos
Estes artigos saem todos os dias, por isso são os que mais se desacertam, e ficar sem eles custa-lhe uma reparação hoje mesmo. Conte às cegas: anote o que está na prateleira antes de olhar para o sistema, ou vai tender a «encontrar» o número que espera.
Passo 3: contar a categoria rotativa da semana (8 minutos)
Depois, conte uma categoria mais ampla, rodando de forma a cobrir a loja inteira a cada quatro semanas:
| Semana | Categoria | Atenção a |
|---|---|---|
| 1 | Ecrãs e displays | Modelos trocados, peças partidas na montagem |
| 2 | Baterias, conectores de carga e peças pequenas | Peças usadas em ordens mas não registadas |
| 3 | Capas, películas, cabos e carregadores | Variante errada vendida ao balcão |
| 4 | Equipamentos e artigos de valor elevado | Qualquer unidade que não esteja onde o sistema diz |
Nos equipamentos, verifique cada IMEI, e não só a quantidade. Quatro telemóveis na prateleira só estão certos se forem os quatro telemóveis que o sistema espera.
Passo 4: introduzir, comparar e anotar (2 minutos)
Leia ou introduza as contagens e liste todas as linhas em que a prateleira e o sistema não coincidem. Para já, não ajuste nada.
Tratar as diferenças sem adivinhar
Uma diferença é uma pergunta, não uma resposta. Antes de ajustar o stock, verifique os suspeitos do costume, por esta ordem:
- Ordens de reparação em curso. Foi montada uma peça que não foi acrescentada ao trabalho?
- Entregas recentes. Deu-se entrada no sistema de algo que não foi desembalado, ou desembalou-se algo sem lhe dar entrada?
- Devoluções a fornecedores. Foram devolvidas peças com defeito sem registar a devolução?
- Transferências. Há stock a caminho de outra loja ou a chegar de outra loja?
- Artigos parecidos. A peça «em falta» está no compartimento ao lado?
Um exemplo prático. O sistema indica 12 ecrãs de iPhone 18 Pro; na prateleira há 10. Ao verificar as ordens, encontra um ecrã montado na quinta-feira que nunca foi acrescentado à reparação. Acrescenta-o à ordem, o que também corrige a margem desse trabalho, e o sistema passa a indicar 11. O último ecrã não tem explicação, por isso ajusta o stock em uma unidade com o motivo «sem explicação, contagem semanal». Com um custo de 64 €, é uma perda que vale a pena acompanhar.
Algumas regras mantêm o processo honesto:
- Registe um motivo em cada ajuste, sempre.
- Investigue as diferenças em ecrãs e equipamentos no próprio dia. Um cabo ou uma película isolados podem ser ajustados com uma nota.
- Reveja os motivos uma vez por mês. Se «montado mas não registado» aparecer repetidamente, corrija o hábito na bancada em vez de contar com mais afinco.
Peças reservadas para reparações
É o ponto que mais confusão causa numa contagem numa loja de reparações. Um ecrã encomendado para um cliente está na bancada, à espera do equipamento. É stock ou não é?
Trate-o assim:
- Logo que uma peça fica comprometida com um trabalho, associe-a à ordem de reparação. No Phonesol, uma peça acrescentada a uma ordem sai do stock, com o respetivo custo imputado ao trabalho.
- Guarde-a fisicamente à parte, num saco ou num tabuleiro identificado com o número da ordem, longe do stock de prateleira.
- Não a conte como stock de prateleira. Já está contabilizada na ordem.
- Se o cliente cancelar, devolva a peça ao stock e à prateleira no mesmo dia, para que o sistema e a prateleira voltem a coincidir.
Assim, as prateleiras só têm stock livre para usar, e as contagens e os alertas de stock baixo refletem a realidade.
Pontos de encomenda ao ritmo das suas vendas
O ponto de encomenda é o nível de stock a partir do qual faz a encomenda seguinte. Uma forma simples de o definir:
Ponto de encomenda = consumo médio semanal × prazo de entrega do fornecedor em semanas + margem de segurança
- Baterias Galaxy S26: monta cerca de 6 por semana, o fornecedor demora 1 semana e tem 3 de reserva. Ponto de encomenda = 6 × 1 + 3 = 9. Quando o stock descer para 9, encomende o suficiente para as duas semanas seguintes, cerca de 12.
- Ecrãs iPhone 18 Pro: monta cerca de 4 por semana, a entrega demora 2 semanas e tem 2 de reserva. Ponto de encomenda = 4 × 2 + 2 = 10.
- Uma capa com pouca saída: vende-se cerca de uma vez por quinzena. Um ponto de encomenda de 1 ou 2 chega bem, e evita ter dinheiro parado em stock lento.
Confirme-os todos os meses com os relatórios de vendas e de peças usadas. O consumo muda depressa quando os modelos populares mudam.
Alertas de stock baixo que levam a ação
Um alerta só ajuda se alguém for responsável por ele.
- Defina primeiro níveis de encomenda para os artigos de maior rotação do passo 2.
- Atribua a uma pessoa, em cada dia, a responsabilidade pelos alertas e pelas encomendas.
- Transforme um alerta numa encomenda no próprio dia: uma nota de encomenda para compras planeadas ou uma compra rápida para uma aquisição urgente num fornecedor local.
- Quando a entrega chegar, dê entrada do que chegou de facto. Se chegarem 16 de 20 ecrãs, dê entrada de 16 e deixe 4 pendentes. Depois, etiquete-os e arrume-os.
Alertas a mais são tão maus como nenhum. Se um disparar todas as semanas para um artigo que não lhe interessa, baixe o nível de encomenda ou remova-o.
Como o Phonesol apoia a rotina
A gestão de inventário para lojas de reparação de telemóveis do Phonesol cobre cada parte desta rotina:
- Alertas de stock baixo a partir dos níveis de encomenda que definir, com os níveis de stock por loja.
- Peças ligadas a modelos de equipamento e a reparações, que saem do stock quando são usadas numa ordem.
- Controlo de IMEI e número de série para cada equipamento.
- Etiquetas com código de barras impressas uma a uma ou em lote, e leitura de códigos na receção de encomendas, nas transferências e nas contagens de stock.
- Notas de encomenda e compras manuais rápidas, com receção parcial e devoluções a fornecedores.
- Fichas de fornecedor com histórico de preços e créditos pendentes.
- Relatórios de inventário com o valor do stock, os artigos de pouca saída e as peças usadas.
- Transferências entre lojas, com alterações rastreáveis por funcionário e por loja.
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