Puhelinliikkeen saldot karkaavat huomaamatta. Akku asennetaan, mutta sitä ei koskaan lisätä korjaustilaukseen, toimituksesta puuttuu kaksi näyttöä, suojakuori myydään väärällä versiolla. Muutaman viikon päästä järjestelmän mukaan sinulla on kolme iPhone 18 Pro -näyttöä, laatikko on tyhjä ja asiakas odottaa. Säännöllinen inventaario paljastaa tämän ajoissa.
Ratkaisu ei ole kerran vuodessa tehtävä inventaario, joka vie koko sunnuntain. Se on lyhyt laskenta joka viikko, ja painopiste on tärkeimmissä tuotteissa. Tässä on 20 minuutin rutiini ja ohjeet siihen, mitä tehdä, kun luvut eivät täsmää.
Miksi puhelinliikkeen saldot karkaavat
Useimmat erot johtuvat muutamasta arjen aukosta:
- Korjauksissa käytetyt osat, joita ei ole kirjattu korjaustilaukseen.
- Toimitukset, jotka hyllytetään ennen vastaanottokirjausta, tai osatoimitus, joka kirjataan täydeksi.
- Lähes samanlaiset tuotteet sekoittuvat tiskillä, esimerkiksi samankaltaisen mallin väärä näyttö tai läpinäkyvä suojakuori väärälle puhelimelle.
- Asennuksessa rikkoutuneet osat, jotka heitetään roskiin ilman merkintää.
- Vialliset osat, jotka palautetaan toimittajalle kirjaamatta palautusta.
- Toiseen myymälään viety varasto ilman siirtokirjausta.
Nämä ovat prosessin aukkoja, eivät laskentaongelmia. Viikoittainen laskenta löytää ne, kun ne ovat vielä pieniä ja ihmiset muistavat, mitä tapahtui.
20 minuutin viikkoinventaario vaihe vaiheelta
Valitse kiinteä ajankohta, esimerkiksi ennen avaamista hiljaisimpana arkipäivänäsi. Pidä vetäjänä sama henkilö ja vaihda apulaista, jotta kaikki oppivat rutiinin.
Vaihe 1: pysäytä ja valmistele (2 minuuttia)
- Viimeistele tai pysäytä kesken olevat myynnit, toimitukset ja siirrot. Liikkuvan varaston laskeminen antaa vääriä lukuja.
- Tarkista avoimet korjaustilaukset. Jokaisen työhön jo varatun osan pitää olla korjaustilauksella ja sivussa (lisää tästä alempana).
- Pidä viivakoodinlukija ja tämän viikon laskentalista valmiina.
Vaihe 2: laske nopeimmin kiertävät tuotteet (8 minuuttia)
Laske joka viikko ne 15–25 tuotetta, joita käytät tai myyt eniten. Useimmissa puhelinkorjaamoissa lista näyttää suunnilleen tältä:
- Galaxy S26 -akut
- iPhone 18 Pro -näytöt
- latausliitännät useimmin korjaamiisi malleihin
- myydyimmät suojakuoret ja näytönsuojat
- pikalaturit ja kaapelit
Nämä liikkuvat päivittäin, joten niiden saldot karkaavat nopeimmin, ja jos ne loppuvat, menetät korjauksen jo tänään. Laske ne sokkona: kirjaa hyllyn määrä ennen kuin katsot järjestelmää, tai ”löydät” helposti sen luvun, jota odotat.
Vaihe 3: laske tämän viikon vuorossa oleva tuoteryhmä (8 minuuttia)
Laske sitten yksi laajempi tuoteryhmä. Ryhmät vuorottelevat niin, että koko liike tulee käytyä läpi neljän viikon välein:
| Viikko | Kategoria | Tarkkaile |
|---|---|---|
| 1 | Näytöt ja näyttöosat | Mallien sekaantumiset, asennuksessa rikkoutuneet osat |
| 2 | Akut, latausliitännät ja pienosat | Korjauksissa käytetyt mutta kirjaamattomat osat |
| 3 | Suojakuoret, näytönsuojat, kaapelit ja laturit | Väärä versio myyty tiskillä |
| 4 | Laitteet ja arvokkaat tuotteet | Laitteet, jotka eivät ole järjestelmän osoittamassa paikassa |
Tarkista laitteista jokainen IMEI-koodi, ei vain määrää. Neljä puhelinta hyllyssä on oikein vain, jos ne ovat ne neljä puhelinta, jotka järjestelmä odottaa.
Vaihe 4: kirjaa, vertaa ja merkitse (2 minuuttia)
Skannaa tai syötä laskennat ja listaa jokainen rivi, jolla hylly ja järjestelmä eroavat. Älä korjaa vielä mitään.
Erojen käsittely ilman arvailua
Ero on kysymys, ei vastaus. Ennen kuin korjaat saldoa, käy tavalliset epäillyt läpi tässä järjestyksessä:
- Avoimet korjaustilaukset. Asennettiinko osa, mutta sitä ei lisätty työhön?
- Viimeisimmät toimitukset. Kirjattiinko jotain vastaanotetuksi purkamatta sitä, tai purettiinko jotain kirjaamatta vastaanottoa?
- Palautukset toimittajille. Lähtikö viallisia osia takaisin ilman palautuskirjausta?
- Siirrot. Onko varastoa matkalla toiseen myymälään tai toisesta myymälästä?
- Samannäköiset tuotteet. Onko ”puuttuva” osa viereisessä lokerossa?
Esimerkki. Järjestelmä näyttää 12 iPhone 18 Pro -näyttöä, hyllyssä on 10. Korjaustilausten tarkistuksessa löytyy torstaina asennettu näyttö, jota ei koskaan lisätty korjaukseen. Lisäät sen korjaustilaukseen, mikä korjaa samalla työn katteen, ja järjestelmä näyttää nyt 11. Viimeiselle näytölle ei löydy selitystä, joten vähennät saldoa yhdellä ja kirjaat syyksi ”selvittämätön, viikkoinventaario”. 64 €:n hankintahinnalla se on tappio, jota kannattaa seurata.
Muutama sääntö pitää tämän rehellisenä:
- Kirjaa jokaiselle saldokorjaukselle syy, joka kerta.
- Selvitä näyttöjen ja laitteiden erot samana päivänä. Yksittäisen kaapelin tai näytönsuojan saldon voi korjata merkinnällä.
- Käy syyt läpi kerran kuussa. Jos ”asennettu mutta ei kirjattu” toistuu, korjaa tapa työpöydän ääressä sen sijaan, että laskisit entistä tarkemmin.
Korjauksille varatut osat
Tämä aiheuttaa eniten sekaannusta korjaamon inventaariossa. Asiakkaalle tilattu näyttö odottaa työpöydällä laitetta. Onko se varastoa vai ei?
Toimi näin:
- Lisää osa korjaustilaukseen heti, kun se on varattu työhön. Phonesolissa korjaustilaukseen lisätty osa poistuu varastosta, ja sen hankintahinta kirjautuu työlle.
- Pidä se fyysisesti erillään hyllyvarastosta pussissa tai laatikossa, johon on merkitty korjaustilauksen numero.
- Älä laske sitä hyllyvarastoksi. Se on jo kirjattu korjaustilaukselle.
- Jos asiakas peruu, palauta osa varastoon ja hyllyyn samana päivänä, jotta järjestelmä ja hylly täsmäävät taas.
Silloin hyllyissäsi on vain vapaasti käytettävää varastoa, ja laskentasi ja saldohälytyksesi vastaavat todellisuutta.
Tilauspisteet, jotka vastaavat myyntitahtiasi
Tilauspiste on saldotaso, jolla teet seuraavan tilauksen. Yksinkertainen tapa määrittää se:
Tilauspiste = keskimääräinen viikkokulutus × toimittajan toimitusaika viikkoina + varmuusvarasto
- Galaxy S26 -akut: asennat noin 6 viikossa, toimittajalta kestää 1 viikko ja pidät 3 varalla. Tilauspiste = 6 × 1 + 3 = 9. Kun saldo laskee 9:ään, tilaa seuraavien kahden viikon tarpeeseen, noin 12.
- iPhone 18 Pro -näytöt: asennat noin 4 viikossa, toimitus kestää 2 viikkoa ja pidät 2 varalla. Tilauspiste = 4 × 2 + 2 = 10.
- Hitaasti myyvä suojakuori: sitä myydään noin kerran kahdessa viikossa. Tilauspiste 1 tai 2 riittää hyvin, eikä hitaasti kiertävä varasto sido rahaa.
Tarkista nämä kuukausittain myynti- ja osankulutusraporttejasi vasten. Kulutus muuttuu nopeasti, kun suositut mallit vaihtuvat.
Saldohälytykset, joihin oikeasti reagoidaan
Hälytyksestä on hyötyä vain, jos joku vastaa siitä.
- Aseta tilausrajat ensin vaiheen 2 nopeimmin kiertäville tuotteille.
- Nimeä joka päivälle yksi henkilö, joka vastaa hälytyksistä ja tilauksista.
- Muuta hälytys tilaukseksi samana päivänä: ostotilaukseksi suunniteltuja hankintoja varten tai pikaostoksi kiireelliseen paikalliseen hankintaan.
- Kun toimitus saapuu, kirjaa vastaanotetuksi se, mitä oikeasti tuli. Jos 20 näytöstä saapuu 16, kirjaa 16 ja jätä 4 odottamaan. Merkitse ne sitten tarroilla ja hyllytä.
Liian monta hälytystä on yhtä huono kuin ei yhtään. Jos hälytys tulee joka viikko tuotteesta, josta et välitä, laske sen tilausrajaa tai poista se.
Näin Phonesol tukee rutiinia
Phonesolissa puhelinkorjaamon varastonhallinta kattaa rutiinin jokaisen vaiheen:
- Saldohälytykset asettamiesi tilausrajojen perusteella ja saldot myymälöittäin.
- Osat linkitettyinä laitemalleihin ja korjauksiin, ja ne poistuvat varastosta, kun niitä käytetään korjaustilauksella.
- IMEI- ja sarjanumeroseuranta jokaiselle laitteelle.
- Viivakooditarrat yksittäin tai erissä tulostettuina sekä skannaus vastaanotossa, siirroissa ja inventaarioissa.
- Ostotilaukset ja nopeat manuaaliset ostot, osittainen vastaanotto ja palautukset toimittajille.
- Toimittajatiedot hintahistorioineen ja avoimine hyvityksineen.
- Varastoraportit: varaston arvo, hitaasti kiertävät tuotteet ja käytetyt osat.
- Siirrot myymälöiden välillä, ja muutokset jäljitettävissä työntekijän ja myymälän mukaan.
Aloita yli 3 000 valmiista tuotteesta, ja autamme tuomaan nykyisen varastolistasi.
Kokeile omassa liikkeessäsi
Phonesolissa on 14 päivän ilmainen kokeilu ilman maksukorttia. Lisää 20 nopeimmin kiertävää tuotettasi tilausrajoineen ja tee ensimmäinen viikkoinventaariosi viivakoodinlukijalla. Jos haluat ensin opastuksen, varaa esittely tai katso paketit ja hinnat.