Der Lagerbestand im Handyshop driftet still und leise ab. Ein Akku wird eingebaut, aber nie auf den Auftrag gebucht, eine Lieferung kommt mit zwei Displays zu wenig, eine Hülle wird unter der falschen Variante verkauft. Nach ein paar Wochen meldet das System drei Displays für das iPhone 18 Pro, die Schublade ist leer und ein Kunde wartet. Mit einer regelmäßigen Inventur fällt das rechtzeitig auf.
Die Lösung ist keine jährliche Inventur, die einen Sonntag frisst, sondern eine kurze Zählung jede Woche, konzentriert auf die wichtigsten Artikel. Hier ist eine 20-Minuten-Routine – und was Sie tun, wenn die Zahlen nicht stimmen.
Warum der Lagerbestand im Handyshop abdriftet
Die meisten Differenzen entstehen durch eine Handvoll alltäglicher Lücken:
- Ersatzteile, die bei Reparaturen verbraucht, aber nicht auf den Auftrag gebucht wurden.
- Lieferungen, die ins Regal geräumt werden, bevor sie eingebucht sind, oder Teillieferungen, die als vollständig eingebucht werden.
- Fast identische Artikel, die an der Theke verwechselt werden, etwa das falsche Display für ein ähnliches Modell oder eine transparente Hülle für das falsche Handy.
- Ersatzteile, die beim Einbau zerbrechen und ohne Notiz im Müll landen.
- Defekte Ersatzteile, die ohne erfasste Rücksendung an den Lieferanten zurückgehen.
- Ware, die ohne Umbuchung an einen anderen Standort gebracht wird.
Das sind Lücken im Ablauf, keine Zählprobleme. Eine wöchentliche Zählung findet sie, solange sie klein sind und sich alle noch erinnern, was passiert ist.
Die 20-Minuten-Inventur pro Woche, Schritt für Schritt
Wählen Sie einen festen Termin, etwa vor Ladenöffnung an Ihrem ruhigsten Wochentag. Lassen Sie immer dieselbe Person die Zählung leiten und wechseln Sie die Hilfskraft durch, damit alle die Routine lernen.
Schritt 1: Einfrieren und vorbereiten (2 Minuten)
- Schließen Sie laufende Verkäufe, Lieferungen oder Umbuchungen ab oder stellen Sie sie zurück. Wer Bestand zählt, der sich gerade bewegt, bekommt falsche Ergebnisse.
- Prüfen Sie offene Reparaturaufträge. Jedes Ersatzteil, das schon für einen Auftrag eingeplant ist, sollte auf diesem Auftrag stehen und beiseitegelegt sein (mehr dazu unten).
- Legen Sie den Scanner und die Zählliste dieser Woche bereit.
Schritt 2: Die Schnelldreher zählen (8 Minuten)
Zählen Sie jede Woche die 15 bis 25 Artikel, die Sie am häufigsten verbrauchen oder verkaufen. In den meisten Handy-Reparaturshops sieht die Liste etwa so aus:
- Akkus Galaxy S26
- Displays für das iPhone 18 Pro
- Ladebuchsen für Ihre am häufigsten reparierten Modelle
- Ihre meistverkauften Hüllen und Displayschutzfolien
- Schnellladegeräte und Kabel
Diese Artikel bewegen sich täglich, driften also am schnellsten ab, und ein leeres Fach kostet Sie noch heute eine Reparatur. Zählen Sie blind: Notieren Sie, was im Regal liegt, bevor Sie ins System schauen – sonst „finden“ Sie leicht die Zahl, die Sie erwarten.
Schritt 3: Die Kategorie der Woche zählen (8 Minuten)
Zählen Sie dann eine größere Kategorie und wechseln Sie so durch, dass alle vier Wochen der ganze Shop erfasst ist:
| Woche | Kategorie | Worauf achten |
|---|---|---|
| 1 | Displays und Bildschirme | Verwechselte Modelle, beim Einbau zerbrochene Teile |
| 2 | Akkus, Ladebuchsen und Kleinteile | Bei Aufträgen verbrauchte, aber nicht gebuchte Teile |
| 3 | Hüllen, Schutzfolien, Kabel und Ladegeräte | Falsche Variante an der Theke verkauft |
| 4 | Geräte und hochwertige Artikel | Jedes Gerät, das nicht dort ist, wo das System es vermutet |
Prüfen Sie bei Geräten jede IMEI, nicht nur die Menge. Vier Handys im Regal sind nur dann richtig, wenn es die vier Handys sind, die das System erwartet.
Schritt 4: Erfassen, vergleichen, notieren (2 Minuten)
Scannen oder tippen Sie die Zählergebnisse ein und listen Sie dann jede Position auf, bei der Regal und System voneinander abweichen. Korrigieren Sie noch nichts.
Differenzen klären, ohne zu raten
Eine Differenz ist eine Frage, keine Antwort. Prüfen Sie vor jeder Bestandskorrektur die üblichen Verdächtigen der Reihe nach:
- Offene Reparaturaufträge. Wurde ein Ersatzteil eingebaut, aber nicht auf den Auftrag gebucht?
- Aktuelle Lieferungen. Wurde etwas im System eingebucht, aber nicht ausgepackt – oder ausgepackt, aber nicht eingebucht?
- Rücksendungen an Lieferanten. Sind defekte Teile zurückgegangen, ohne dass eine Rücksendung erfasst wurde?
- Umbuchungen. Ist Ware auf dem Weg zu einem anderen Standort oder von dort?
- Doppelgänger. Liegt das „fehlende“ Teil im Fach nebenan?
Ein Beispiel aus der Praxis. Das System zeigt 12 Displays für das iPhone 18 Pro, im Regal liegen 10. Die Prüfung der Aufträge ergibt ein Display, das am Donnerstag eingebaut, aber nie auf die Reparatur gebucht wurde. Sie buchen es auf den Auftrag, was auch die Marge dieses Auftrags korrigiert, und das System zeigt jetzt 11. Für das letzte Display gibt es keine Erklärung, also korrigieren Sie den Bestand um eins mit dem Grund „ungeklärt, Wochenzählung“. Bei 64 € Einkaufspreis ist das ein Verlust, den Sie im Blick behalten sollten.
Ein paar Regeln sorgen dafür, dass das sauber bleibt:
- Notieren Sie bei jeder Korrektur einen Grund, und zwar jedes Mal.
- Gehen Sie Differenzen bei Displays und Geräten noch am selben Tag nach. Ein einzelnes Kabel oder eine Schutzfolie können Sie mit einer Notiz korrigieren.
- Werten Sie die Gründe einmal im Monat aus. Taucht „eingebaut, aber nicht gebucht“ immer wieder auf, ändern Sie die Gewohnheit am Reparaturtisch, statt noch gründlicher zu zählen.
Für Reparaturen reservierte Ersatzteile
Das sorgt bei der Inventur im Reparaturshop für die meiste Verwirrung. Ein Display, das für einen Kunden bestellt wurde, liegt am Reparaturtisch und wartet auf das Gerät. Ist das Bestand oder nicht?
So gehen Sie damit um:
- Sobald ein Ersatzteil für einen Auftrag eingeplant ist, buchen Sie es auf den Reparaturauftrag. In Phonesol wird ein Teil, das Sie einem Auftrag hinzufügen, aus dem Bestand gebucht – mit seinen Kosten auf dem Auftrag.
- Lagern Sie es räumlich getrennt, in einem Beutel oder einer Schale mit der Auftragsnummer, weg vom Regalbestand.
- Zählen Sie es nicht als Regalbestand. Es ist auf dem Auftrag bereits verbucht.
- Storniert der Kunde, buchen Sie das Teil noch am selben Tag zurück in den Bestand und legen es wieder ins Regal, damit System und Regal wieder übereinstimmen.
Dann liegt in Ihren Regalen nur Ware, die frei verfügbar ist, und Ihre Zählungen und Warnungen bei niedrigem Bestand bilden die Wirklichkeit ab.
Meldebestände, die zu Ihrem Abverkauf passen
Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem Sie die nächste Bestellung auslösen. So legen Sie ihn einfach fest:
Meldebestand = durchschnittlicher Wochenverbrauch × Lieferzeit in Wochen + Sicherheitspuffer
- Akkus für das Galaxy S26: Sie bauen etwa 6 pro Woche ein, Ihr Lieferant braucht 1 Woche und Sie halten 3 in Reserve. Meldebestand = 6 × 1 + 3 = 9. Sinkt der Bestand auf 9, bestellen Sie genug für die nächsten zwei Wochen, also etwa 12.
- Displays für das iPhone 18 Pro: Sie bauen etwa 4 pro Woche ein, die Lieferung dauert 2 Wochen und Sie halten 2 in Reserve. Meldebestand = 4 × 2 + 2 = 10.
- Eine Hülle, die sich langsam verkauft: Sie geht etwa alle zwei Wochen einmal weg. Ein Meldebestand von 1 oder 2 reicht völlig und verhindert, dass Ladenhüter Geld binden.
Gleichen Sie diese Werte monatlich mit Ihren Berichten zu Verkäufen und verbrauchten Ersatzteilen ab. Der Verbrauch verschiebt sich schnell, wenn sich die gefragten Modelle ändern.
Warnungen bei niedrigem Bestand, auf die auch jemand reagiert
Eine Warnung hilft nur, wenn jemand dafür zuständig ist.
- Legen Sie zuerst Meldebestände für die Schnelldreher aus Schritt 2 fest.
- Machen Sie jeden Tag eine Person für Warnungen und Bestellungen verantwortlich.
- Machen Sie aus einer Warnung noch am selben Tag eine Bestellung: eine Bestellung beim Lieferanten für den geplanten Einkauf oder einen Schnelleinkauf, wenn Sie dringend vor Ort etwas besorgen müssen.
- Wenn die Lieferung kommt, buchen Sie ein, was tatsächlich angekommen ist. Kommen 16 von 20 Displays, buchen Sie 16 ein und lassen 4 offen. Danach etikettieren und einräumen.
Zu viele Warnungen sind so schlecht wie gar keine. Meldet sich jede Woche eine Warnung für einen Artikel, der Ihnen egal ist, senken Sie seinen Meldebestand oder entfernen Sie ihn.
So unterstützt Phonesol die Routine
Die Lagerverwaltung für Handy-Reparaturshops in Phonesol deckt jeden Teil dieser Routine ab:
- Warnungen bei niedrigem Bestand auf Basis Ihrer Meldebestände, mit Beständen je Standort.
- Ersatzteile, verknüpft mit Gerätemodellen und Reparaturen, die beim Einsatz in einem Auftrag aus dem Bestand gebucht werden.
- IMEI- und Seriennummernerfassung für jedes Gerät.
- Barcode-Etiketten, einzeln oder im Stapel gedruckt, und Scannen bei Wareneingang, Umbuchungen und Inventuren.
- Bestellungen und schnelle manuelle Einkäufe, mit Teillieferungen und Rücksendungen an Lieferanten.
- Lieferantendaten mit Preisverlauf und offenen Gutschriften.
- Lagerberichte mit Lagerwert, Ladenhütern und verbrauchten Ersatzteilen.
- Umbuchungen zwischen Standorten, mit Änderungen, die sich nach Mitarbeiter und Standort nachverfolgen lassen.
Starten Sie mit über 3.000 fertig angelegten Produkten, und wir helfen Ihnen beim Import Ihrer bestehenden Bestandsliste.
Testen Sie es in Ihrem Shop
Phonesol können Sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre 20 wichtigsten Schnelldreher mit Meldebeständen an und machen Sie Ihre erste Wochenzählung mit Scanner. Wenn Sie sich Phonesol lieber erst zeigen lassen möchten, vereinbaren Sie eine Demo oder sehen Sie sich Tarife und Preise an.