El inventario de una tienda de móviles se descuadra sin hacer ruido. Se monta una batería que nunca se añade a la orden, un pedido llega con dos pantallas de menos, una funda se vende con la variante equivocada. Al cabo de unas semanas, el sistema dice que tienes tres pantallas de iPhone 18 Pro, el cajón está vacío y hay un cliente esperando. Un recuento periódico es la forma de detectarlo a tiempo.
La solución no es un inventario anual que te come un domingo entero, sino un recuento breve cada semana, centrado en los artículos que más importan. Aquí tienes una rutina de 20 minutos y qué hacer cuando los números no cuadran.
Por qué se descuadra el inventario de una tienda de móviles
La mayoría de los descuadres vienen de unos pocos fallos del día a día:
- Piezas usadas en reparaciones pero no registradas en la orden.
- Mercancía colocada en la estantería antes de recepcionarla, o una entrega parcial recepcionada como completa.
- Artículos casi idénticos confundidos en el mostrador, como la pantalla de un modelo parecido o una funda transparente de otro teléfono.
- Piezas rotas durante el montaje y tiradas a la basura sin dejar constancia.
- Piezas defectuosas devueltas al proveedor sin registrar la devolución.
- Stock llevado a otra tienda sin hacer el traspaso.
Son fallos de proceso, no de recuento. Un recuento semanal los detecta cuando aún son pequeños y todo el mundo recuerda todavía qué pasó.
El recuento semanal de 20 minutos, paso a paso
Elige un hueco fijo, por ejemplo antes de abrir el día más tranquilo de la semana. Que lo dirija siempre la misma persona, y ve rotando a quien ayuda para que todo el equipo aprenda la rutina.
Paso 1: congela y prepara (2 minutos)
- Termina o deja en espera cualquier venta, entrega o traspaso en curso. Si cuentas stock que se está moviendo, los números saldrán mal.
- Revisa las órdenes de reparación abiertas. Cualquier pieza ya asignada a un trabajo debe estar en su orden y apartada (lo vemos más abajo).
- Ten a mano el escáner y la lista de recuento de esta semana.
Paso 2: cuenta lo que más rota (8 minutos)
Cada semana, cuenta los 15 a 25 artículos que más usas o vendes. En la mayoría de las tiendas de reparación de móviles, esa lista se parece a esta:
- Baterías Galaxy S26
- pantallas de iPhone 18 Pro
- conectores de carga de los modelos que más reparas
- las fundas y los protectores de pantalla que más vendes
- cargadores rápidos y cables
Se mueven a diario, así que son los que antes se descuadran, y quedarte sin ellos te cuesta una reparación hoy mismo. Cuéntalos a ciegas: anota lo que hay en la estantería antes de mirar el sistema, o tenderás a “encontrar” el número que esperas.
Paso 3: cuenta la categoría que toca esta semana (8 minutos)
Después, cuenta una categoría más amplia, rotando para cubrir toda la tienda cada cuatro semanas:
| Semana | Categoría | Qué vigilar |
|---|---|---|
| 1 | Pantallas y displays | Confusiones de modelo, piezas rotas al montarlas |
| 2 | Baterías, conectores de carga y piezas pequeñas | Piezas usadas en órdenes pero no registradas |
| 3 | Fundas, protectores, cables y cargadores | Variante equivocada vendida en el mostrador |
| 4 | Dispositivos y artículos de alto valor | Cualquier unidad que no esté donde dice el sistema |
En los dispositivos, comprueba cada IMEI, no solo la cantidad. Que haya cuatro móviles en la estantería solo es correcto si son los cuatro que espera el sistema.
Paso 4: introduce, compara y anota (2 minutos)
Escanea o introduce los recuentos y apunta cada línea en la que la estantería y el sistema no coincidan. No ajustes nada todavía.
Cómo resolver descuadres sin adivinar
Una diferencia es una pregunta, no una respuesta. Antes de ajustar el stock, revisa por orden a los sospechosos habituales:
- Órdenes de reparación abiertas. ¿Se montó una pieza que no se añadió al trabajo?
- Entregas recientes. ¿Se recepcionó algo en el sistema sin desembalarlo, o se desembaló sin recepcionarlo?
- Devoluciones a proveedores. ¿Se devolvieron piezas defectuosas sin registrar la devolución?
- Traspasos. ¿Hay stock en camino hacia otra tienda o desde ella?
- Artículos parecidos. ¿Está la pieza “desaparecida” en el hueco de al lado?
Un ejemplo práctico. El sistema indica 12 pantallas de iPhone 18 Pro; en la estantería hay 10. Al revisar las órdenes encuentras una pantalla montada el jueves que nunca se añadió a la reparación. La añades a la orden, lo que además corrige el margen de ese trabajo, y el sistema pasa a mostrar 11. La pantalla que falta no tiene explicación, así que ajustas el stock en una unidad con el motivo “sin explicar, recuento semanal”. Con un coste de 64 €, es una pérdida que conviene vigilar.
Unas cuantas reglas para que el recuento sea fiable:
- Anota un motivo en cada ajuste, siempre.
- Investiga el mismo día las diferencias en pantallas y dispositivos. Un cable o un protector suelto se puede ajustar con una nota.
- Revisa los motivos una vez al mes. Si se repite “montada pero no registrada”, corrige el hábito en el banco de trabajo en lugar de contar con más empeño.
Piezas reservadas para reparaciones
Es lo que más confusión genera en el recuento de una tienda de reparación. Una pantalla pedida para un cliente espera en el banco de trabajo a que llegue el dispositivo. ¿Es stock o no?
Trátala así:
- En cuanto una pieza se asigne a un trabajo, añádela a la orden de reparación. En Phonesol, una pieza añadida a una orden sale del stock y su coste se imputa al trabajo.
- Guárdala físicamente aparte, en una bolsa o bandeja etiquetada con el número de orden, lejos del stock de estantería.
- No la cuentes como stock de estantería. Ya está contabilizada en la orden.
- Si el cliente cancela, devuelve la pieza al stock y a la estantería ese mismo día, para que el sistema y la estantería vuelvan a coincidir.
Así, en tus estanterías solo hay stock disponible, y tus recuentos y avisos de stock bajo reflejan la realidad.
Puntos de pedido al ritmo de tus ventas
El punto de pedido es el nivel de stock al que haces el siguiente pedido. Una forma sencilla de calcularlo:
Punto de pedido = consumo semanal medio × plazo de entrega del proveedor en semanas + un margen de seguridad
- Baterías de Galaxy S26: montas unas 6 a la semana, tu proveedor tarda 1 semana y tienes 3 de reserva. Punto de pedido = 6 × 1 + 3 = 9. Cuando el stock baje a 9, pide lo suficiente para las dos semanas siguientes, unas 12.
- Pantallas de iPhone 18 Pro: montas unas 4 a la semana, la entrega tarda 2 semanas y tienes 2 de reserva. Punto de pedido = 4 × 2 + 2 = 10.
- Una funda que se vende poco: sale más o menos una cada quince días. Con un punto de pedido de 1 o 2 tienes de sobra, y evitas que el stock de poca rotación te inmovilice dinero.
Revísalos cada mes con tus informes de ventas y de piezas usadas. El consumo cambia rápido cuando cambian los modelos más populares.
Avisos de stock bajo que de verdad se atienden
Un aviso solo sirve si alguien se hace cargo de él.
- Fija primero puntos de pedido para los artículos de más rotación del paso 2.
- Haz que cada día haya una persona responsable de los avisos y los pedidos.
- Convierte cada aviso en un pedido el mismo día: un pedido de compra si es una compra planificada o una compra rápida si necesitas algo urgente de un proveedor cercano.
- Cuando llegue la entrega, recepciona lo que haya llegado de verdad. Si llegan 16 de 20 pantallas, recepciona 16 y deja 4 pendientes. Después, etiquétalas y colócalas en la estantería.
Demasiados avisos son tan malos como ninguno. Si uno salta cada semana por un artículo que no te preocupa, baja su punto de pedido o elimínalo.
Cómo te ayuda Phonesol con la rutina
La gestión de inventario para tiendas de reparación de móviles de Phonesol cubre cada parte de esta rutina:
- Avisos de stock bajo según los puntos de pedido que fijes, con niveles de stock por tienda.
- Piezas vinculadas a modelos de dispositivo y a reparaciones, que salen del stock al usarse en una orden.
- Control de IMEI y número de serie de cada dispositivo.
- Etiquetas con código de barras impresas de una en una o por lotes, y escaneo en recepciones, traspasos y recuentos.
- Pedidos de compra y compras manuales rápidas, con recepción parcial y devoluciones a proveedores.
- Fichas de proveedor con historial de precios y abonos pendientes.
- Informes de inventario con el valor del stock, los artículos de poca rotación y las piezas usadas.
- Traspasos entre tiendas, con cambios trazables por empleado y por tienda.
Empieza con más de 3.000 productos ya creados y te ayudamos a importar tu lista de stock actual.
Pruébalo en tu tienda
Phonesol incluye una prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta. Configura los 20 artículos que más rotan con sus puntos de pedido y haz tu primer recuento semanal con escáner. Si prefieres que te lo enseñemos antes, reserva una demo o consulta los planes y precios.