1.Rekisterinpitäjä#
Phonesol OÜ (jäljempänä ”Phonesol”) on Virossa rekisteröity yhtiö, jonka rekisterikoodi on 17568897 ja rekisteröity osoite Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Viro. Phonesol on tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Seloste koskee phonesol.com-sivuston kävijöiden tietoja sekä niiden yritysten ja henkilöiden tietoja, jotka rekisteröityvät Phonesoliin ja käyttävät sitä.
Liikkeet tallentavat Phonesoliin myös omien asiakkaidensa tietoja. Näiden tietojen osalta liike on rekisterinpitäjä ja Phonesol sen lukuun toimiva henkilötietojen käsittelijä; ks. kohta 4 ja sivu GDPR-vaatimustenmukaisuus.
Tietosuojaa koskevat kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen support@phonesol.com.
2.Kerättävät tiedot#
Käyttäjän Phonesolille antamat tiedot
- Nimi, yrityksen nimi ja yrityksen tiedot
- Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Laskutustiedot
- Esittelyä varattaessa tai yhteyttä otettaessa annetut tiedot
- Käyttäjätilin omistajan lisäämät henkilöstön käyttäjätilit
- Tukipyynnöt ja muut Phonesolille lähetetyt viestit
Automaattisesti kerättävät tiedot
- IP-osoite
- Laitteen, selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot
- Kirjautumistapahtumat ja käyttölokit
- Evästeet ja vastaavat tekniikat (ks. evästekäytäntö)
- Diagnostiikka- ja suorituskykytiedot
Muilta tahoilta saatavat tiedot
- Maksunvälittäjiltä tiedot maksuista
- SMS- ja sähköpostipalvelujen tarjoajilta tiedot viestien perillemenosta
- Kirjautumispalvelujen tarjoajilta, jos käyttäjä käyttää niitä
- Käyttäjän yhdistämistä integraatioista, kun integraatiot tulevat saataville
- Mainosalustoilta tiedot mainoksesta, jonka kautta käyttäjä tuli sivustolle, jos käyttäjä hyväksyy markkinointievästeet
3.Tietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet#
Phonesol käyttää henkilötietoja vain, jos sillä on GDPR:n mukainen käsittelyperuste:
| Käyttötarkoitus | Käsittelyperuste |
|---|---|
| Palvelujen tarjoaminen ja käyttäjätilin hallinta | Sopimus |
| Tilausten ja maksujen käsittely | Sopimus; kirjanpitoaineistoa koskeva lakisääteinen velvoite |
| Tukipyyntöihin vastaaminen | Sopimus; oikeutettu etu |
| Alustan tietoturvasta huolehtiminen sekä petosten ja väärinkäytösten estäminen | Oikeutettu etu |
| Palveluviestien lähettäminen, esimerkiksi laskutuksesta, tietoturvasta ja tuotteeseen tehtävistä muutoksista | Sopimus |
| Phonesolin kehittäminen ja uusien ominaisuuksien rakentaminen käyttäen mahdollisuuksien mukaan koostettuja tai anonymisoituja tietoja | Oikeutettu etu |
| Yhteydenpito sen jälkeen, kun käyttäjä on varannut esittelyn tai ottanut yhteyttä myyntitiimiin | Rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimenpiteet; oikeutettu etu |
| Markkinointisähköpostien lähettäminen (niiden tilauksen voi perua milloin tahansa) | Suostumus tai nykyisten asiakkaiden osalta oikeutettu etu |
| Sen mittaaminen analytiikka- ja markkinointievästeiden avulla, miten kävijät käyttävät phonesol.com-sivustoa ja miten hyvin mainokset toimivat | Evästebannerissa annettu suostumus |
| Vero-, kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen | Lakisääteinen velvoite |
4.Liikkeiden Phonesoliin tallentamat asiakastiedot#
Kun liike käyttää Phonesolia, se tallentaa siihen tietoja omista asiakkaistaan ja henkilöstöstään, kuten nimiä, yhteystietoja, laitetietoja ja korjaushistoriaa. Näiden tietojen osalta liike on rekisterinpitäjä ja Phonesol henkilötietojen käsittelijä. Phonesol käsittelee tietoja ainoastaan Palvelujen tarjoamiseksi liikkeen ohjeiden mukaisesti eikä koskaan myy niitä.
Liike vastaa siitä, että sillä on käsittelyperuste, että se hankkii tarvittavat suostumukset ja että se vastaa asiakkaidensa pyyntöihin. Phonesolia käyttävän liikkeen asiakkaita pyydetään ottamaan yhteyttä suoraan liikkeeseen. Jos asiakas ottaa yhteyttä Phonesoliin, Phonesol välittää pyynnön liikkeelle ja auttaa sitä vastaamaan.
5.Tietojen luovutukset#
Phonesol luovuttaa henkilötietoja ainoastaan alla luetelluille tahoille ja vain siinä laajuudessa kuin ne tarvitsevat tietoja:
- Pilvipalvelujen ja infrastruktuurin tarjoajat
- Maksunvälittäjät
- SMS- ja sähköpostipalvelujen tarjoajat
- Asiakastuen työkalut
- Analytiikka- ja mainontapalvelujen tarjoajat, vain niiden verkkosivuston kävijöiden osalta, jotka hyväksyvät kyseiset evästeet
- Asiantuntijat ja neuvonantajat, kuten kirjanpitäjät ja juristit
- Viranomaiset, kun laki sitä edellyttää
- Ostaja tai oikeudenseuraaja, jos Phonesol osallistuu sulautumiseen, yrityskauppaan tai omaisuuden myyntiin
Palveluntarjoajat saavat käyttää tietoja vain Phonesolin ohjeiden mukaisesti ja tietojenkäsittelysopimusten perusteella. Phonesol ei myy henkilötietoja. Phonesol-sovelluksen tietoja, liikkeen asiakastiedot mukaan lukien, ei koskaan luovuteta mainostajille.
6.Kansainväliset tiedonsiirrot#
Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tällöin Phonesol varmistaa, että siirto on suojattu esimerkiksi EU:n tietosuojan tason riittävyyttä koskevalla päätöksellä tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla.
7.Tietojen säilytysaika#
- Käyttäjätilin tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen. Tilauksen irtisanomisen jälkeen tiedot ovat vietävissä 120 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan.
- Laskuja ja maksutietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpito- ja verolainsäädäntö edellyttää.
- Esittelyvarauksia ja myyntitiedusteluja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenpitoon, minkä jälkeen ne poistetaan.
- Lokeja ja diagnostiikkatietoja säilytetään rajoitetun ajan tietoturvaa ja vianmääritystä varten.
8.Tietoturva#
Phonesol suojaa tietoja teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joihin kuuluvat muun muassa:
- Salaus
- Päivittäiset varmuuskopiot
- Pääsynhallinta ja henkilöstön käyttöoikeudet
- Turvallinen kirjautuminen
- Valvonta ja lokitus
Minkään järjestelmän tai internetin kautta tapahtuvan tiedonsiirron täydellistä turvallisuutta ei voida taata. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti vaikuttaa rekisteröityyn, Phonesol ilmoittaa siitä lain edellyttämällä tavalla.
9.Evästeet#
Phonesol käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita pitääkseen käyttäjän kirjautuneena, huolehtiakseen Palvelujen tietoturvasta ja muistaakseen käyttäjän asetukset. Evästekäytännössä kerrotaan, mitä evästeitä käytetään ja miten niitä voi hallita.
10.Tekoälyominaisuudet#
Kun Phonesolissa on käytettävissä tekoälyominaisuuksia, Phonesol voi käyttää niiden toteuttamiseen huolellisesti valittuja tekoälypalvelujen tarjoajia. Näille palveluntarjoajille lähetettäviä tietoja käytetään ainoastaan käyttäjän käyttämän ominaisuuden toteuttamiseen.
Tekoälyn tuottama sisältö voi olla virheellistä, joten siihen ei tule luottaa yksinään oikeudellisissa, taloudellisissa, kirjanpitoa tai verotusta koskevissa eikä vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä päätöksissä.
11.Rekisteröidyn oikeudet#
GDPR:n ja vastaavien lakien nojalla rekisteröity voi:
- Pyytää kopion henkilötiedoistaan
- Pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- Pyytää tietojensa poistamista
- Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista
- Pyytää tietojensa siirtämistä itselleen tai toiselle palveluntarjoajalle siirrettävässä muodossa
- Pyytää tietojensa käsittelyn lopettamista, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- Peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen
Näitä oikeuksia voi käyttää lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@phonesol.com. Pyynnöt käsitellään maksutta, ja niihin vastataan kuukauden kuluessa. Phonesol voi pyytää rekisteröityä ensin vahvistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Virossa valvontaviranomainen on tietosuojavirasto (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee). Rekisteröity voi kääntyä myös asuin- tai työskentelymaansa valvontaviranomaisen puoleen (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto).
12.Automatisoidut päätökset#
Phonesol ei tee rekisteröityä koskevia päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automaattiseen käsittelyyn ja joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
13.Lasten tietosuoja#
Phonesol on yrityksille tarkoitettu palvelu, eikä sitä ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille. Phonesol ei tietoisesti kerää lasten henkilötietoja.
14.Kolmansien osapuolten palvelut ja linkit#
Phonesol ja sen verkkosivusto linkittävät muiden yritysten ylläpitämiin palveluihin, kuten YouTubeen ja maksupalvelujen tarjoajiin, tai toimivat yhdessä niiden kanssa. Näihin palveluihin sovelletaan niiden omia tietosuojakäytäntöjä, eikä Phonesol vastaa siitä, miten ne käsittelevät tietoja.
15.Muutokset tähän selosteeseen#
Phonesol voi päivittää tätä selostetta ajoittain. Päivitetty versio tulee näkyviin tälle sivulle uudella ”Päivitetty viimeksi” -päivämäärällä, ja merkittävistä muutoksista ilmoitetaan lisäksi sähköpostitse käyttäjätilien omistajille.
16.Yhteystiedot#
Tätä selostetta koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa voi ottaa yhteyttä Phonesoliin.