1.Soveltamisala#
Tämä sivu koskee henkilötietoja, joita yritykset tallentavat Phonesoliin asiakkaistaan ja henkilöstöstään. Näiden tietojen osalta Phonesolia käyttävä yritys (jäljempänä ”Asiakas”) on rekisterinpitäjä ja Phonesol OÜ henkilötietojen käsittelijä.
Tiedoista, joita Phonesol käsittelee rekisterinpitäjänä, kuten Asiakkaan käyttäjätilin tiedoista tai verkkosivuston käynneistä, kerrotaan tietosuojaselosteessa. Tämä sivu muodostaa yhdessä käyttöehtojen kanssa Phonesolin tietojenkäsittelyehdot.
2.Roolit GDPR:n mukaan#
Asiakas: rekisterinpitäjä
Asiakas päättää, mihin tarkoituksiin ja miten sen asiakkaiden ja henkilöstön tietoja käytetään. Asiakas vastaa seuraavista:
- Lainmukainen käsittelyperuste ja suostumuksen hankkiminen silloin, kun sitä tarvitaan
- Tietosuojaselosteen antaminen omille asiakkailleen
- Asiakkaidensa pyyntöihin vastaaminen, kun he haluavat tarkastaa, oikaista tai poistaa tietojaan
- Asiakkaidensa tietojen lainmukainen käyttö
Phonesol: henkilötietojen käsittelijä
Phonesol käsittelee näitä tietoja ainoastaan tarjotakseen Palvelut Asiakkaalle: ylläpitääkseen alustaa, huolehtiakseen sen tietoturvasta ja luotettavuudesta, tukeakseen Asiakasta ja toimittaakseen Asiakkaan käyttämät ominaisuudet.
3.Phonesolin sitoumukset henkilötietojen käsittelijänä#
Käsitellessään henkilötietoja Asiakkaan lukuun Phonesol:
- Käsittelee tietoja ainoastaan Asiakkaan ohjeiden mukaisesti, jotka määräytyvät näiden ehtojen ja sen perusteella, miten Asiakas käyttää Phonesolia
- Varmistaa, että kaikkia Phonesolin henkilöitä, joilla on pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus
- Suojaa tiedot asianmukaisin tietoturvatoimenpitein (ks. kohta 5)
- Käyttää alikäsittelijöitä, kuten palvelinympäristön ja viestipalvelujen tarjoajia, ainoastaan kirjallisten sopimusten perusteella, joissa niille asetetaan samat tietosuojavelvoitteet. Luettelo alikäsittelijöistä toimitetaan pyynnöstä
- Auttaa Asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin Phonesolin tarkastelu-, muokkaus-, vienti- ja poistotyökaluilla sekä asiakastuen kautta
- Ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, jos se saa tietoonsa Asiakkaan tietoihin kohdistuvan henkilötietojen tietoturvaloukkauksen
- Avustaa Asiakasta tarvittaessa tietosuojaa koskevissa vaikutustenarvioinneissa ja viranomaisten kuulemisissa
- Mahdollistaa tietojen viennin ja poistaa tiedot 120 päivän kuluttua asiakkuuden päättymisestä
- Antaa Asiakkaalle tiedot, joita tarvitaan sen osoittamiseen, että nämä velvoitteet täyttyvät
4.Asiakkaan lukuun käsiteltävät henkilötiedot#
Sen mukaan, miten Asiakas käyttää Phonesolia, tietoihin voi kuulua:
- Nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot
- Laitteet, IMEI-koodit ja sarjanumerot
- Korjaustiedot ja ostohistoria
- Asiakkaille lähetetyt viestit
- Henkilöstön käyttäjätilit ja toimintalokit
- Tekniset tiedot ja diagnostiikkatiedot
5.Tietoturvatoimenpiteet#
Phonesol käyttää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joihin kuuluvat:
- Salaus
- Päivittäiset varmuuskopiot
- Pääsynhallinta ja henkilöstön roolipohjaiset käyttöoikeudet
- Turvallinen kirjautuminen
- Infrastruktuurin valvonta ja toimintalokit
Mikään järjestelmä ei voi taata täydellistä tietoturvaa, joten näitä toimenpiteitä arvioidaan säännöllisesti.
6.Kansainväliset tiedonsiirrot#
Jos alikäsittelijä käsittelee tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, siirto suojataan EU:n tietosuojan tason riittävyyttä koskevalla päätöksellä tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla.
7.Tietoturvaloukkaukset#
Jos Phonesol saa tietoonsa tietoturvaloukkauksen, joka koskee Asiakkaan lukuun käsiteltäviä henkilötietoja, Phonesol:
- Ilmoittaa siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja antaa tiedot, joita Asiakas tarvitsee omien ilmoitusvelvollisuuksiensa täyttämiseen
- Selvittää loukkauksen ja rajoittaa sen vaikutukset
- Ryhtyy toimiin, jotta vastaavaa ei tapahdu uudelleen
- Tekee tarvittaessa yhteistyötä Asiakkaan ja asianomaisten viranomaisten kanssa
8.Säilyttäminen ja poistaminen#
Asiakkaan tietoja säilytetään niin kauan kuin Asiakkaan käyttäjätili on aktiivinen. Tilauksen irtisanomisen jälkeen tiedot ovat vietävissä 120 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan pysyvästi, paitsi jos laki edellyttää niiden säilyttämistä.
9.Rekisteröityjen pyynnöt#
Asiakkaan asiakkaat lähettävät tietosuojaa koskevat pyyntönsä Asiakkaalle, joka on rekisterinpitäjä. Phonesolin työkaluilla Asiakas voi hakea, viedä, oikaista ja poistaa heidän tietojaan. Jos Asiakkaan asiakas ottaa yhteyttä suoraan Phonesoliin, Phonesol välittää pyynnön Asiakkaalle ja auttaa vastaamaan siihen.
10.Asiakkaan vastuut#
Rekisterinpitäjänä Asiakas vastaa edelleen seuraavista:
- Suostumuksen hankkiminen silloin, kun sitä tarvitaan, esimerkiksi ennen markkinointiviestien lähettämistä
- Korjausten tilapäivitysten ja muiden viestien lähettäminen vain lainmukaisella käsittelyperusteella
- Oman tietosuojaselosteen pitäminen ajan tasalla
- Asiakkaidensa pyyntöjen käsittely
- Henkilöstön käyttöoikeuksien määrittäminen niin, että kukin näkee vain tarvitsemansa tiedot
Phonesol ei anna GDPR:n noudattamista koskevaa oikeudellista neuvontaa.
11.Tietojenkäsittelysopimus#
Nämä ehdot kattavat sen, mitä GDPR edellyttää käsittelysopimukselta. Jos Asiakas tarvitsee allekirjoitetun tietojenkäsittelysopimuksen, sitä voi pyytää sähköpostitse osoitteesta support@phonesol.com.
12.Muutokset tähän sivuun#
Phonesol voi päivittää tätä sivua ajoittain. Päivitetty versio tulee näkyviin tälle sivulle uudella ”Päivitetty viimeksi” -päivämäärällä, ja merkittävistä muutoksista ilmoitetaan lisäksi sähköpostitse käyttäjätilien omistajille.
13.Yhteystiedot#
GDPR:ää tai tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Phonesoliin.