Elke telefoon die over je balie gaat, heeft een IMEI-nummer: een nummer dat precies dat ene toestel identificeert. IMEI-registratie betekent dat je dat nummer vastlegt bij elke beweging van de telefoon: als je hem inkoopt, verkoopt, repareert, overboekt of terugneemt. Doe je dat consequent, dan weet je altijd waar een toestel vandaan kwam, waar het nu is en bij wie het terechtkwam.
Voor een telefoonwinkel beschermt die registratie je bij de inkoop van tweedehands voorraad, beslecht ze garantiediscussies in seconden en laat ze de echte winst per telefoon zien. In deze gids lees je wat je vastlegt, hoe je het inricht en welke fouten registratie nutteloos maken.
Wat IMEI-registratie precies inhoudt
Een IMEI-nummer is een nummer van 15 cijfers dat een mobiel toestel identificeert. Je roept het op met *#06#, en het staat ook in de instellingen van de telefoon en meestal op de doos. Dual-SIM-telefoons, ook die met een eSIM, hebben twee IMEI-nummers.
Het draait erom dat je het exemplaar bijhoudt, niet alleen het product. “Tien Galaxy S26 256 GB” is een aantal. Tien afzonderlijke telefoons bijhouden, elk met een eigen IMEI-nummer, inkoopprijs, staat, locatie en status: dát is IMEI-registratie. Raakt er een zoek, komt er een terug of moet er een gerepareerd worden, dan weet je precies welke.
Niet elk toestel heeft een IMEI-nummer. Tablets met alleen wifi, sommige smartwatches en laptops hebben alleen een serienummer. Daarvoor werkt registratie op serienummer in een telefoonwinkel precies hetzelfde: één record per exemplaar, opgebouwd rond het nummer dat het toestel heeft.
Waarom elke telefoonwinkel het nodig heeft
Veilig tweedehands telefoons inkopen
Koop je een gebruikte telefoon in of neem je er een in als inruil, dan is het IMEI-nummer je beste bescherming. Lees het af van het toestel zelf en leg het vast samen met de gegevens van de verkoper en de staat van de telefoon. Controleer het IMEI-nummer vóór je betaalt in een database van geblokkeerde of gestolen toestellen, als die er is, en zorg dat de telefoon niet meer aan het account van de vorige eigenaar vastzit.
De regels voor het inkopen van tweedehands goederen, het bijhouden van verkopersgegevens en het melden van vermoedelijk gestolen telefoons verschillen per land. Zoek uit wat er geldt waar je zaak draait en neem die stappen op in je innameroutine.
Garantieclaims die je kunt bewijzen
Een klant komt terug met een Pixel 11 en zegt dat je twee maanden geleden het scherm hebt vervangen. Zoek op het IMEI-nummer en je ziet of dat klopt, wanneer, welk onderdeel je gebruikte en of er nog garantie op zit. Terechte claims handel je snel af, en claims op toestellen die je nooit hebt aangeraakt wijs je eenvoudig en vriendelijk af.
Reparaties met een geschiedenis
Komt een iPhone 18 Pro voor de tweede keer binnen met hetzelfde probleem, dan vertelt de geschiedenis van het toestel je technicus wat er eerder is gedaan, welke onderdelen zijn geplaatst en wie het werk heeft gedaan.
Voorraad die klopt
Telefoons zijn je meest waardevolle voorraad. Als je “negen van de tien” telt, weet je dat er iets mis is. Tel je op IMEI-nummer, dan weet je welke telefoon ontbreekt, wanneer hij voor het laatst is gezien en wie hem als laatste in handen had.
Echte winst op elk toestel
Elke tweedehands telefoon koop je voor een andere prijs in. Stel dat je twee iPhone Duo-toestellen inkoopt, een voor € 380 en een voor € 450, en ze allebei voor € 560 verkoopt. De ene levert € 180 op, de andere € 110. Houd je alleen een gemiddelde inkoopprijs bij, dan zie je nooit welke inkopen goede deals waren en welke niet.
Retouren zonder omwisseltruc
Komt een telefoon terug voor een terugbetaling, vergelijk dan het IMEI-nummer met dat op de verkoop. Zo controleer je snel of de telefoon op je balie dezelfde is als die je winkel verliet.
Wat je per toestel vastlegt
Gebruik dit als checklist voor elke telefoon, tablet of elk ander toestel met een serienummer:
- IMEI-nummer (bij dual-SIM-telefoons allebei) en serienummer
- Merk, model, opslag en kleur
- Kwaliteitsklasse, notities en bij gebruikte telefoons de batterijconditie
- Inkoopprijs en de leverancier of verkoper
- Ontvangstdatum en de winkel waar het toestel ligt
- Status: op voorraad, verkocht, geretourneerd, in reparatie of overgeboekt
- De klant aan wie het is verkocht en de factuur
- Begin- en einddatum van de garantie
- Uitgevoerde reparaties en gebruikte onderdelen
Zo richt je IMEI-registratie in je winkel in
Doorloop deze stappen:
- Bepaal wat je per exemplaar bijhoudt. Telefoons, tablets en andere waardevolle toestellen horen daarbij. Hoesjes, kabels en screenprotectors kunnen gewone voorraad op aantal blijven.
- Leg het IMEI-nummer vast bij de inname. Scan de barcode op de doos in plaats van 15 cijfers met de hand in te typen. Bij tweedehands telefoons lees je het altijd van het toestel af met *#06#, want een doos kan bij een andere telefoon horen.
- Label elk exemplaar. Print een label met het IMEI-nummer, de SKU en de prijs, zodat je telefoons in een la of vitrine kunt scannen in plaats van zoeken.
- Scan bij elke beweging. Verkopen, retouren, innames voor reparatie en overdrachten tussen winkels scan je allemaal op IMEI-nummer.
- Maak er een huisregel van. Geen IMEI-nummer, geen verkoop en geen reparatieorder.
- Tel door te scannen. Tel voorraad met serienummers regelmatig door elk exemplaar te scannen, en zoek elke telefoon uit die niet opduikt.
- Beperk wie gegevens mag wijzigen. Alleen de juiste rollen horen een IMEI-nummer of de inkoopprijs van een toestel te kunnen aanpassen, en elke wijziging moet worden vastgelegd.
Veelgemaakte fouten
- De doos registreren in plaats van de telefoon. Dozen raken verwisseld. Lees bij gebruikte toestellen het IMEI-nummer altijd van de telefoon af.
- Bij dual-SIM-telefoons maar één IMEI-nummer vastleggen. Een klant of provider noemt misschien het andere. Bewaar ze allebei.
- IMEI-nummers met de hand intypen. Eén verkeerd cijfer en het spoor is weg. Scan waar het kan.
- De lijst in een aparte spreadsheet bijhouden. Als verkopen en reparaties hem niet automatisch bijwerken, is hij binnen een week verouderd.
- Het toestel niet aan de klant koppelen. Het IMEI-nummer is veel nuttiger als je ziet wie het toestel heeft gekocht of heeft gebracht.
- Persoonsgegevens langer bewaren dan nodig. Gegevens van verkopers en klanten zijn persoonsgegevens. De regels voor gegevensbescherming verschillen per land, dus controleer wat er geldt waar je zaak draait.
Spreadsheet of software voor IMEI-registratie?
Een spreadsheet kan werken als je een handvol telefoons per maand verwerkt. Het gaat mis zodra je elke dag telefoons verkoopt, repareert en inkoopt, want elke verkoop, retour en overdracht moet dan twee keer worden ingevoerd, en er vergeet altijd wel iemand iets.
Software voor IMEI-registratie koppelt het IMEI-nummer tijdens je werk aan de inkoop, verkoop, reparatieorder en overdracht, zodat de geschiedenis zichzelf opbouwt. De echte test is simpel: kan iedereen in je team een IMEI-nummer intypen of scannen en binnen een paar seconden het hele verhaal van die telefoon zien?
Zo regelt Phonesol IMEI-registratie
Phonesol is kassasysteem en reparatiesoftware in één, gebouwd voor telefoonwinkels, met IMEI-registratie ingebouwd in het dagelijkse werk. In voorraadbeheer houd je elke telefoon en tablet bij op IMEI- of serienummer, met staat, inkoopprijs en locatie, en zie je of het toestel op voorraad, verkocht, geretourneerd, gerepareerd of overgeboekt is.
Ook reparatieorders bevatten het IMEI-nummer, dus een zoekopdracht toont de reparatiegeschiedenis van het toestel, de gebruikte onderdelen en de garantiestatus. Klantprofielen koppelen elk toestel en het IMEI-nummer aan de eigenaar.
Je kunt labels met het IMEI-nummer printen, toestellen tussen winkels overboeken met een registratie van elke verplaatsing, en bij elke wijziging zien welke medewerker die heeft gedaan. Om sneller te starten zijn er meer dan 3.000 kant-en-klare producten, en we bieden hulp bij het importeren van je bestaande gegevens.
Probeer het in je eigen winkel
Phonesol kost vanaf € 49 per maand (prijzen exclusief belasting) en de meeste teams werken er binnen ongeveer een uur mee. Probeer het 14 dagen gratis, zonder creditcard, of plan een demo om IMEI-registratie met je eigen voorraad te zien.