Algemene voorwaarden

1.Over deze voorwaarden#

Deze algemene voorwaarden (de “Voorwaarden”) vormen een overeenkomst tussen Phonesol OÜ, een in Estland geregistreerde onderneming met registratienummer 17568897 en statutair adres Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland (“Phonesol”, “wij”, “ons”), en het bedrijf dat zich aanmeldt voor Phonesol (“u”). Ze gelden voor het Phonesol-platform, de website, de apps en de bijbehorende diensten (de “Diensten”).

Door een account aan te maken of de Diensten te gebruiken, aanvaardt u deze Voorwaarden namens uw bedrijf. Als u niet akkoord gaat, verzoeken wij u de Diensten niet te gebruiken.

Phonesol is bedoeld voor bedrijven, niet voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik. Ons privacybeleid, cookiebeleid en restitutiebeleid en onze pagina AVG-naleving maken deel uit van deze Voorwaarden.

2.Over Phonesol#

Phonesol is kassa- en reparatiesoftware voor telefoonreparatiezaken, telefoonwinkels en vergelijkbare bedrijven. Afhankelijk van uw abonnement omvat Phonesol:

• Kassa en facturatie
• Reparatiebeheer en werkorders
• Inruil en inkoop
• Voorraad-, inkoop- en leveranciersbeheer
• Klantbeheer en klantberichten
• Personeelsbeheer
• Financiën en uitgavenbeheer
• Rapportages en dashboards

Functies die wij nog ontwikkelen, zoals koppelingen, de open API en AI-tools, zijn op onze website gemarkeerd met “Binnenkort”. Ze gaan deel uitmaken van de Diensten zodra ze beschikbaar komen.

Wij blijven Phonesol verbeteren, waardoor functies in de loop van de tijd kunnen veranderen. Als wij van plan zijn een kernfunctie te verwijderen die in uw abonnement is inbegrepen, laten wij u dat vooraf weten.

3.Wie Phonesol mag gebruiken#

U mag Phonesol alleen gebruiken als:

• U ten minste 18 jaar oud bent
• U bevoegd bent om deze Voorwaarden namens uw bedrijf te aanvaarden
• Uw gebruik van de Diensten voldoet aan de wetgeving die geldt waar u actief bent

4.Accounts en toegang#

Uw account

Om de Diensten te gebruiken, hebt u een account nodig met juiste bedrijfs- en contactgegevens. U verplicht zich om:

• Uw inloggegevens veilig te bewaren en niet met anderen te delen
• Uw accountgegevens actueel te houden
• Ons onmiddellijk via support@phonesol.com te informeren als u ongeautoriseerde toegang of een beveiligingsprobleem opmerkt

U bent verantwoordelijk voor alle activiteiten onder uw account.

Medewerkers en rechten

De accounteigenaar kan medewerkers als gebruikers toevoegen en bepalen wat iedere persoon kan zien en doen. De accounteigenaar is verantwoordelijk voor de gebruikersrechten, voor wat medewerkers in Phonesol doen en voor de toegang tot gegevens binnen het bedrijf. Wij zijn niet verantwoordelijk voor misbruik door uw werknemers, opdrachtnemers of andere personen aan wie u toegang verleent.

5.Abonnementen, proefperiode en facturatie#

Abonnementen en prijzen

Abonnementen, limieten en prijzen staan op onze prijzenpagina. Prijzen zijn exclusief belasting; eventueel verschuldigde belastingen worden aan uw factuur toegevoegd. U kunt maandelijks of jaarlijks betalen; jaarabonnementen worden vooraf betaald.

Wij kunnen onze prijzen wijzigen. Wij informeren u ten minste 30 dagen voordat een nieuwe prijs voor u gaat gelden. De nieuwe prijs gaat in vanaf uw volgende factureringsperiode.

Gratis proefperiode

Nieuwe accounts kunnen Phonesol 14 dagen gratis uitproberen, zonder dat een creditcard nodig is. Er wordt niets in rekening gebracht, tenzij u een betaald abonnement kiest. Doet u dat niet, dan wordt uw account aan het einde van de proefperiode gepauzeerd en kunnen de gegevens uit de proefperiode na een redelijke termijn worden verwijderd.

Facturatie en betalingen

U machtigt Phonesol en haar betaaldienstverleners om abonnementskosten, add-ons, gebruiksafhankelijke kosten en verschuldigde belastingen in rekening te brengen via de door u gekozen betaalmethode. Kosten worden per factureringsperiode vooraf gefactureerd en lopen automatisch door totdat u opzegt.

Restituties vallen onder ons restitutiebeleid. Als een betaling mislukt of een factuur onbetaald blijft, kunnen wij de toegang beperken, de Diensten opschorten of het account sluiten; de gegevens worden 120 dagen na sluiting van het account verwijderd. Wij proberen contact met u op te nemen voordat wij een account opschorten.

Gebruiksafhankelijke kosten

Voor sommige functies, zoals SMS-berichten, kunnen gebruikslimieten of extra kosten gelden. De actuele limieten en tarieven worden in de app of op de prijzenpagina weergegeven voordat er kosten in rekening worden gebracht.

6.Aanvaardbaar gebruik#

U stemt ermee in het volgende niet te doen:

• Phonesol gebruiken voor onrechtmatige of frauduleuze doeleinden
• Apparaten kopen, verkopen of registreren waarvan u weet of vermoedt dat ze gestolen zijn, of IMEI- of serienummers wijzigen
• Malware of schadelijke code uploaden
• Proberen toegang te krijgen tot systemen, accounts of gegevens waartoe u geen toegang mag hebben
• Het platform kopiëren, doorverkopen of reverse-engineeren
• Onze infrastructuur of API overbelasten of misbruiken
• Spam versturen, of marketingberichten zonder toestemming van de ontvanger
• Phonesol gebruiken om wetgeving op het gebied van privacy, belastingen, financiën of consumentenbescherming te overtreden
• De beveiliging of werking van de Diensten verstoren

Wij kunnen accounts opschorten die betrokken zijn bij misbruik, fraude of illegale activiteiten.

7.Uw gegevens#

U bent eigenaar van uw gegevens

U blijft eigenaar van de gegevens die u in Phonesol invoert of aanmaakt, waaronder klantgegevens, voorraad, reparatiegegevens, verkopen, financiële gegevens en berichten. Wij maken geen aanspraak op eigendom van uw bedrijfsgegevens.

Hoe wij uw gegevens mogen gebruiken

U geeft Phonesol toestemming om uw gegevens op te slaan, te verwerken, er back-ups van te maken en ze te verzenden, uitsluitend om de Diensten te leveren, te beveiligen, te ondersteunen en te verbeteren. Wij verkopen uw gegevens nooit.

Uw verantwoordelijkheden

U bent verantwoordelijk voor:

• De juistheid van de gegevens die u invoert
• Een wettelijke grondslag voor het opslaan van de gegevens van uw klanten
• Het verkrijgen van eventueel benodigde toestemming van uw klanten
• Naleving van wetgeving op het gebied van privacy, belastingen en consumentenbescherming

Back-ups en export

Uw gegevens worden versleuteld en dagelijks geback-upt. U kunt uw gegevens op elk moment exporteren, zolang uw account actief is en tot 120 dagen na opzegging (zie artikel 15).

8.Privacy en gegevensbescherming#

In ons privacybeleid leest u hoe wij als verwerkingsverantwoordelijke met persoonsgegevens omgaan, bijvoorbeeld met uw accountgegevens.

Voor de klant- en personeelsgegevens die u in Phonesol opslaat, is uw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en is Phonesol de verwerker. Op onze pagina AVG-naleving staan onze verplichtingen als verwerker; deze pagina vormt onze voorwaarden voor gegevensverwerking met u.

9.Compliancefuncties#

Phonesol kan tools bieden die helpen bij regels voor facturatie, belastingen of rapportage in bepaalde landen. Daarbij geldt echter:

• Phonesol geeft geen juridisch of fiscaal advies
• U bent zelf verantwoordelijk voor het correct instellen van deze tools en voor de controle of ze aan de lokale regels voldoen
• Regels kunnen zonder voorafgaande kennisgeving veranderen

Het gebruik van deze tools is geen garantie voor naleving van de wet.

10.Diensten van derden#

Phonesol werkt met externe aanbieders, zoals betaalverwerkers, SMS- en e-mailproviders, aanbieders van cloudhosting en, zodra beschikbaar, boekhoudtools en AI-diensten. Op hun diensten zijn hun eigen voorwaarden en privacybeleid van toepassing.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor storingen bij derden, wijzigingen in hun diensten of API’s, gegevensverlies dat door hen is veroorzaakt of kosten die zij u in rekening brengen.

11.AI-functies#

Wanneer er AI-functies beschikbaar zijn in Phonesol, zoals automatische antwoorden, samenvattingen of aanbevelingen, kan de output daarvan onjuist of onvolledig zijn.

Wij verzoeken u AI-output te controleren voordat u erop vertrouwt, vooral bij juridische, fiscale, financiële of operationele beslissingen. Wij garanderen niet dat door AI gegenereerde resultaten juist zijn.

12.Beschikbaarheid van de Diensten#

Wij spannen ons in om Phonesol betrouwbaar en beschikbaar te houden en proberen gepland onderhoud buiten de gebruikelijke openingstijden van winkels in te plannen. De Diensten kunnen desondanks soms onbeschikbaar zijn door:

• Gepland onderhoud of noodonderhoud
• Storingen in de infrastructuur of het internet
• Beveiligingsincidenten
• Storingen bij derden
• Gebeurtenissen buiten onze redelijke invloed, zoals natuurrampen of stroomstoringen

Wij garanderen niet dat de Diensten ononderbroken of foutloos zullen werken.

13.Intellectueel eigendom#

De software, merkelementen, content, ontwerpen, code, interfaces, handelsmerken en documentatie van Phonesol behoren toe aan Phonesol en haar licentiegevers. Het is u niet toegestaan om:

• Het platform te kopiëren of te reproduceren
• De software zonder onze toestemming door te verkopen
• Auteursrechtvermeldingen te verwijderen
• Afgeleide werken op basis van Phonesol te maken
• De merkelementen van Phonesol zonder schriftelijke toestemming te gebruiken

14.Feedback#

Als u ons ideeën, suggesties of verzoeken om functies stuurt, mogen wij deze vrij gebruiken, zonder enige verplichting jegens u. Verzoeken van winkels helpen ons te bepalen wat wij hierna ontwikkelen.

15.Opzegging, beëindiging en uw gegevens#

Opzeggen

U kunt op elk moment opzeggen via uw accountinstellingen of door een e-mail te sturen naar support@phonesol.com. Uw abonnement blijft actief tot het einde van de periode waarvoor u hebt betaald, en er wordt niets meer bij u in rekening gebracht. Opzegging geeft op zichzelf geen recht op restitutie; zie het restitutiebeleid.

Uw gegevens na opzegging

Uw gegevens blijven na opzegging 120 dagen beschikbaar voor export. Daarna verwijderen wij ze definitief en kunnen ze niet meer worden hersteld. Wij verzoeken u binnen die 120 dagen te exporteren wat u nodig hebt, of support om hulp te vragen.

Opschorting of beëindiging door Phonesol

Wij kunnen accounts opschorten of sluiten die:

• Deze Voorwaarden schenden
• Betrokken zijn bij fraude of misbruik
• Een beveiligingsrisico vormen
• Facturen niet betalen
• Misbruik maken van onze infrastructuur of de Diensten

Waar dat redelijkerwijs mogelijk is, waarschuwen wij u eerst en geven wij u de gelegenheid het probleem op te lossen.

16.Beperking van aansprakelijkheid#

Voor zover wettelijk maximaal toegestaan, is Phonesol niet aansprakelijk voor:

• Verlies van winst, omzet of klandizie
• Bedrijfsonderbreking
• Verlies van gegevens
• Indirecte schade of gevolgschade
• Belastingboetes of boetes van toezichthouders
• Geschillen met uw klanten
• Schade veroorzaakt door diensten van derden

De totale aansprakelijkheid van Phonesol is beperkt tot het bedrag dat u in de 12 maanden voorafgaand aan de claim aan Phonesol hebt betaald.

Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt, zoals aansprakelijkheid voor fraude.

17.Vrijwaring#

U verplicht zich Phonesol, haar eigenaren, werknemers, opdrachtnemers en gelieerde ondernemingen te vrijwaren voor claims, schade, aansprakelijkheden en kosten die voortvloeien uit:

• Uw gebruik van de Diensten
• Een schending van deze Voorwaarden
• Een overtreding van wet- of regelgeving
• Geschillen met uw klanten
• Inbreuk op het intellectuele eigendom van een ander
• Misbruik van het platform

18.Vertrouwelijkheid#

Beide partijen verplichten zich vertrouwelijke bedrijfsinformatie die via de Diensten wordt gedeeld te beschermen. Onder vertrouwelijke informatie valt geen informatie die:

• Openbaar beschikbaar is
• Al bekend was voordat deze werd gedeeld
• Onafhankelijk is ontwikkeld
• Wettelijk openbaar moet worden gemaakt

19.Toepasselijk recht en geschillen#

Hebt u een probleem of zorg? Neem dan eerst contact met ons op via support@phonesol.com. De meeste kwesties kunnen op die manier snel worden opgelost.

Op deze Voorwaarden is Ests recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Estland, tenzij dwingend recht u het recht geeft een vordering elders in te stellen.

20.Wijzigingen in deze voorwaarden#

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Wij publiceren de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum “laatst bijgewerkt”. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij accounteigenaren bovendien ten minste 30 dagen voordat deze ingaan per e-mail.

Als u de Diensten blijft gebruiken nadat de wijzigingen zijn ingegaan, aanvaardt u de bijgewerkte Voorwaarden.

21.Algemeen#

• Volledige overeenkomst. Deze Voorwaarden vormen, samen met het beleid waarnaar ze verwijzen en eventuele overeenkomsten die u met ons ondertekent, de volledige overeenkomst tussen u en Phonesol met betrekking tot de Diensten.
• Geen afstand van rechten. Als wij een bepaling van deze Voorwaarden niet handhaven, doen wij daarmee geen afstand van het recht om deze later alsnog te handhaven.
• Deelbaarheid. Als een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig wordt bevonden, blijven de overige bepalingen van kracht.
• Overdracht. U mag uw account of deze Voorwaarden niet zonder onze schriftelijke toestemming overdragen. Wij mogen ze overdragen in het kader van een fusie, overname of verkoop van ons bedrijf.
• Kennisgevingen. Wij sturen kennisgevingen naar het e-mailadres van de accounteigenaar. U kunt kennisgevingen per e-mail aan ons sturen.
• Taal. Als deze Voorwaarden worden vertaald, is de Engelse versie leidend.

22.Belangrijke disclaimer#

Phonesol is een softwareplatform en geen juridisch adviseur, belastingadviseur, accountantskantoor, financiële instelling of telecomaanbieder. U blijft verantwoordelijk voor:

• Belastingaangiften en financiële verslaglegging
• Naleving van wet- en regelgeving in uw land
• Arbeidsrechtelijke zaken
• Uw verplichtingen jegens uw klanten op grond van het consumentenrecht

Wij raden u aan gekwalificeerde deskundigen te raadplegen wanneer u advies nodig hebt.

23.Contact#

Vragen over deze Voorwaarden? Neem contact met ons op. Voor vragen over abonnementen en prijzen kunt u een e-mail sturen naar sales@phonesol.com.