1.Champ d’application#
La présente page s’applique aux données personnelles que les entreprises enregistrent dans Phonesol au sujet de leurs clients et de leurs employés. Pour ces données, l’entreprise qui utilise Phonesol est le responsable du traitement et Phonesol OÜ est le sous-traitant.
Pour les données que Phonesol traite en tant que responsable du traitement, comme les informations de votre compte ou vos visites sur notre site, consultez notre Politique de confidentialité. Avec nos Conditions générales, la présente page constitue nos conditions de traitement des données.
2.Rôles au sens du RGPD#
Votre entreprise : le responsable du traitement
Vous décidez pourquoi et comment les données de vos clients et de vos employés sont utilisées. Il vous appartient de :
- Disposer d’une base légale et recueillir le consentement lorsqu’il est requis
- Informer vos clients au moyen d’une politique de confidentialité
- Répondre à leurs demandes d’accès, de rectification ou de suppression de données
- Utiliser leurs données de manière licite
Phonesol : le sous-traitant
Nous traitons ces données uniquement pour vous fournir les Services : faire fonctionner la plateforme, en garantir la sécurité et la fiabilité, vous assister et mettre à votre disposition les fonctionnalités que vous utilisez.
3.Nos engagements en tant que sous-traitant#
Lorsque nous traitons des données personnelles pour votre compte, nous nous engageons à :
- Les traiter uniquement sur vos instructions, telles que définies par les présentes conditions et par votre utilisation de Phonesol
- Veiller à ce que toute personne chez Phonesol qui peut y accéder soit tenue à une obligation de confidentialité
- Les protéger par des mesures de sécurité appropriées (voir la section 5)
- Ne faire appel à des sous-traitants ultérieurs, tels que des hébergeurs et des fournisseurs de messagerie, que dans le cadre d’accords écrits imposant les mêmes obligations en matière de protection des données. Une liste est disponible sur demande
- Vous aider à répondre aux demandes des personnes concernées, grâce aux outils de consultation, de modification, d’export et de suppression de Phonesol, ainsi que par l’intermédiaire de notre équipe support
- Vous informer dans les meilleurs délais si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles affectant vos données
- Vous aider, si nécessaire, dans la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et dans vos consultations des autorités
- Vous permettre d’exporter vos données, et les supprimer 120 jours après votre départ
- Vous fournir les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations
4.Données personnelles traitées pour votre compte#
Selon votre utilisation de Phonesol, ces données peuvent comprendre :
- Noms, adresses e-mail et numéros de téléphone
- Appareils, numéros IMEI et numéros de série
- Fiches de réparation et historique d’achats
- Messages envoyés à vos clients
- Comptes des employés et journaux d’activité
- Données techniques et de diagnostic
5.Mesures de sécurité#
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles, notamment :
- Chiffrement
- Sauvegardes quotidiennes
- Contrôles d’accès et droits des employés selon leur rôle
- Connexion sécurisée
- Surveillance de l’infrastructure et journaux d’activité
Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue : c’est pourquoi nous réexaminons régulièrement ces mesures.
6.Transferts internationaux de données#
Si un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l’Espace économique européen (EEE), nous encadrons le transfert par une décision d’adéquation de l’UE ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7.Violations de données#
Si nous avons connaissance d’une violation affectant des données personnelles que nous traitons pour votre compte, nous nous engageons à :
- Vous en informer dans les meilleurs délais, en vous communiquant les informations nécessaires pour remplir vos propres obligations de notification
- Enquêter sur la violation et la circonscrire
- Prendre des mesures pour éviter qu’elle ne se reproduise
- Coopérer avec vous et avec les autorités compétentes si nécessaire
8.Conservation et suppression#
Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Après la résiliation, elles restent disponibles à l’export pendant 120 jours, puis sont définitivement supprimées, sauf lorsque la loi nous impose de les conserver.
9.Demandes de vos clients#
Vos clients vous adressent leurs demandes relatives à leurs données personnelles, en votre qualité de responsable du traitement. Les outils de Phonesol vous permettent de retrouver, d’exporter, de rectifier et de supprimer leurs données. Si l’un de vos clients nous contacte directement, nous vous transmettrons sa demande et vous aiderons à y répondre.
10.Vos responsabilités#
En tant que responsable du traitement, il vous appartient toujours de :
- Recueillir le consentement lorsqu’il est requis, par exemple avant d’envoyer des messages marketing
- Disposer d’une base légale avant d’envoyer des notifications de réparation ou d’autres messages
- Tenir à jour votre propre politique de confidentialité
- Traiter les demandes de vos clients
- Paramétrer les droits des employés afin que chacun ne voie que ce dont il a besoin
Phonesol ne fournit pas de conseil juridique en matière de conformité au RGPD.
11.Accord de traitement des données#
Les présentes conditions couvrent ce que le RGPD exige d’un contrat de sous-traitance. Si votre entreprise a besoin d’un accord de traitement des données signé, écrivez à support@phonesol.com.
12.Modifications de cette page#
Nous pouvons mettre à jour cette page de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version ici avec une nouvelle date de « dernière mise à jour » et, en cas de modification importante, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail.
13.Contact#
Pour toute question sur le RGPD ou la protection des données, contactez-nous.