Ett vanligt kassasystem är byggt för butiker som säljer kartonger från en hylla. En mobilbutik kan på en enda eftermiddag sälja en mobil med IMEI-nummer, ta handpenning för ett skärmbyte, lägga till ett skal och ett skärmskydd på samma nota och dela upp betalningen mellan kontanter och kort. Om ditt kassasystem inte hänger med i allt det hamnar luckorna i ett anteckningsblock, ett kalkylark eller i någons huvud.
Den här checklistan tar upp tolv saker du bör testa innan du bestämmer dig för ett kassasystem till din mobilbutik. Bocka bara av en punkt när du har sett den fungera med ett verkligt exempel från din egen disk.
Därför räcker inte ett vanligt kassasystem i en mobilbutik
De flesta kassasystem för detaljhandeln utgår från tre saker: alla exemplar av en produkt är likadana, varje köp betalas i sin helhet direkt och försäljningen är slutet på historien. Inget av det stämmer i en mobilbutik.
- Två mobiler av samma modell är inte samma vara. Var och en har sitt eget IMEI-nummer, sitt eget inköpspris och sitt eget skick, och du kan behöva hitta just den igen flera månader senare för ett garantiärende.
- Reparationer betalas i etapper: handpenning vid inlämning och resten vid hämtning.
- En försäljning är ofta början på en kundrelation. Kunden kommer tillbaka med samma enhet och personalen behöver se dess historik.
Att skruva fast ett reparationsverktyg på en vanlig butikskassa ger två system och två uppsättningar siffror. Ett bra system för mobilbutiker hanterar försäljning och reparationer på ett ställe.
Checklistan för kassasystem i mobilbutiker
De fyra första punkterna handlar om att ta betalt, de tre nästa om lagret och de fem sista om kontroll och tillväxt.
1. Delad betalning
Kunder betalar ofta en del kontant och en del med kort. Kontrollera att du kan dela upp en nota och att summan för varje betalsätt ändå stämmer i slutet av dagen.
Testa: slå in ett skärmbyte för 129 €, ta 100 € på kort och 29 € kontant och kontrollera sedan att båda beloppen hamnar under rätt betalsätt i dagens summering.
2. Handpenning på reparationer
En handpenning skyddar dig när kunden aldrig kommer tillbaka. Kassasystemet ska koppla handpenningen till reparationen, visa vad som återstår att betala och dra av den automatiskt vid hämtning.
Testa: ta 40 € i handpenning på samma reparation och lämna sedan ut den. Slutfakturan ska visa 129 € minus handpenningen på 40 €, så att 89 € återstår att betala.
3. Reparationer och försäljning på samma faktura
En kund som hämtar en lagad mobil köper ofta ett skal på vägen ut. Du vill ha en varukorg, en betalning och en faktura, inte ett reparationskvitto plus ett separat köp.
4. Returer kopplade till det ursprungliga köpet
En retur ska hitta det ursprungliga köpet, lägga tillbaka varan i lager om den går att sälja igen och betala tillbaka pengarna via rätt betalsätt. Det är i fritt inskrivna återbetalningar utan koppling till ett köp som kontanterna tyst försvinner.
5. IMEI- och serienummer vid försäljning
Varje mobil och surfplatta ska bära med sig sitt IMEI- eller serienummer från inköp till försäljning. När en kund kommer tillbaka med ett fel söker du på IMEI-numret och ser när enheten såldes, av vem och för hur mycket. För begagnade och renoverade enheter är det den spårbarheten som skyddar dig.
6. Tillbehör med streckkod
Skal, skärmskydd, kablar och laddare finns i dussintals nästan likadana varianter. När du skannar hamnar exakt rätt vara i varukorgen till rätt pris. Kontrollera att systemet kan skriva ut egna etiketter för varor som saknar användbar streckkod.
7. Lager som uppdateras vid försäljning
När du säljer en laddare eller byter ett batteri ska lagret minska direkt, i just den butiken. Om lagret bara uppdateras när någon kör en import på natten kommer dina varningar för lågt lager alltid ett dygn för sent.
8. Dagligt kassaavslut
Vid stängning behöver du förväntade summor per betalsätt, en kassaräkning mot växelkassan och ett tydligt besked om eventuellt underskott eller överskott.
Testa: gör kassaavslut för en testdag och ta tid på hur lång tid det tar innan du vet om kassalådan stämmer.
9. Behörigheter för personalen
Alla ska inte kunna se inköpspriser eller ge 30 % rabatt. Leta efter personliga inloggningar, roller som styr vad var och en får göra, rabattgränser och en logg över vem som gjorde vad.
10. Kundhistorik
Personalen ska kunna se en stamkunds enheter, reparationer, köp, garantier och saldo på ett och samma kundkort. Då blir ”påminn mig om vad vi gjorde förra gången” en sökning som tar två sekunder.
11. Fakturor med din logga och korrekt skatt
Fakturorna behöver din logga, kundens uppgifter och en tydlig skatteuppdelning, och ska kunna skickas via e-post eller SMS eller skrivas ut. Kontrollera även fakturahistoriken: din redovisningskonsult kommer att be om gamla fakturor.
12. Flera butiker
Även om du bara har en butik i dag, fråga hur en andra skulle fungera: lager per butik, registrerade överföringar mellan butikerna och rapporter som jämför butikerna. Att byta system senare är mycket svårare än att välja ett som växer med dig.
Så går du igenom checklistan under provperioden
I en demo går allt som det ska. Avsätt i stället en timme under provperioden och gör de här fem transaktionerna:
- Sälj en mobil via IMEI-numret, plus ett skal och ett skärmskydd, och låt kunden dela upp betalningen.
- Registrera en reparation med handpenning, använd en reservdel från lagret och lämna sedan ut mobilen med en laddare tillagd på notan.
- Gör en retur på laddaren och kontrollera att den går tillbaka in i lagret.
- Logga in som säljare och försök ge mer rabatt än säljaren får.
- Gör kassaavslut och jämför de förväntade summorna med det du faktiskt tog in.
Skriv ner varje steg som kräver en nödlösning. Nödlösningar som du accepterar under provperioden blir vardagsrutiner.
Så uppfyller Phonesol checklistan
Phonesol är reparationssystem och kassasystem i ett, byggt enbart för mobilreparationsbutiker och mobilbutiker, så inget av det här är ett tillägg:
| Punkt på checklistan | I Phonesol |
|---|---|
| Delad betalning | Kontant, kort, delad betalning och delbetalningar i samma kassa |
| Handpenning på reparationer | Handpenning vid inlämning, restbeloppet följs upp fram till hämtning |
| Reparation och försäljning tillsammans | Produkter, tjänster, reparationsavgifter och upplåsning i samma varukorg och på samma faktura |
| Returer | Kopplade till det ursprungliga köpet, dess lagerförflyttning och dess betalning |
| IMEI vid försäljning | Varje enhet spåras med IMEI- eller serienummer, med historik över inköp, försäljning och reparationer |
| Tillbehör med streckkod | Etiketter skrivs ut en och en eller i omgångar och skannas i kassan |
| Lager vid försäljning | Lagret uppdateras vid varje försäljning och för varje reservdel som används i en reparation |
| Kassaavslut | Summor per betalsätt, kassaräkning vid öppning och stängning, differenser visas |
| Behörigheter för personalen | Personliga inloggningar, rollbaserad åtkomst, rabattgränser och chefs-PIN |
| Kundhistorik | Ett kundkort med enheter, reparationer, köp, saldon och garantier |
| Fakturor | Din logga och skatteuppdelningen, skickas via e-post eller SMS eller skrivs ut |
| Flera butiker | Lager per butik, överföringar och rapporter som jämför butikerna |
Du hittar detaljerna på sidorna om kassa och fakturering, lagerhantering, etiketter och streckkoder, personalhantering och kundhantering.
Det är enkelt att komma i gång. Börja med över 3 000 färdiginlagda produkter i stället för att skriva in hela sortimentet, så hjälper vi dig att importera din befintliga data. Ditt team kan lära sig systemet på ungefär en timme. Paketen kostar från 49 € i månaden för Essentials, och Growth kostar 79 € per butik och månad för företag med flera butiker. Betalar du årsvis får du cirka 20 % rabatt. Priserna är exklusive skatt. Din data krypteras, säkerhetskopieras dagligen och kan exporteras. På vår sida om rekommenderad hårdvara hittar du skannrar och etikettskrivare som fungerar bra.
Prova i din butik
Det bästa testet av ett kassasystem för mobilbutiker är din egen disk. Phonesol har 14 dagars gratis provperiod och inget kort krävs, så du kan göra de fem testtransaktionerna ovan med dina riktiga produkter. Vill du hellre att vi visar systemet först? Boka en demo så går vi igenom din checklista tillsammans.