Een standaardkassa is gemaakt voor winkels die dozen uit een schap verkopen. Een telefoonwinkel verkoopt op één middag een toestel met een IMEI-nummer, neemt een aanbetaling aan voor een schermreparatie, zet een hoesje en een screenprotector op dezelfde rekening en splitst de betaling tussen contant en pin. Kan je kassasysteem dat niet allemaal volgen, dan belanden de gaten in een schrift, een spreadsheet of iemands geheugen.
Deze checklist bevat twaalf punten om te testen voordat je voor een kassasysteem voor telefoonwinkels kiest. Vink een punt pas af als je het hebt zien werken met een echt voorbeeld van je eigen balie.
Waarom een standaardkassa tekortschiet in een telefoonwinkel
De meeste kassasystemen voor retail gaan uit van drie dingen: elk exemplaar van een product is hetzelfde, elke verkoop wordt in één keer volledig betaald en na de verkoop is het verhaal uit. In een telefoonwinkel klopt daar niets van.
- Twee telefoons van hetzelfde model zijn niet hetzelfde artikel. Elk toestel heeft een eigen IMEI-nummer, inkoopprijs en staat, en misschien moet je het maanden later terugvinden voor een garantieclaim.
- Reparaties worden in delen betaald: een aanbetaling bij het afgeven, de rest bij het ophalen.
- Een verkoop is vaak het begin van een klantrelatie. De klant komt terug met hetzelfde toestel en je team moet de geschiedenis ervan kunnen zien.
Een reparatietool aan een winkelkassa vastschroeven betekent twee systemen en twee sets cijfers. Goede software voor telefoonwinkels regelt verkoop en reparaties op één plek.
De checklist voor je kassasysteem
De eerste vier gaan over afrekenen, de volgende drie over voorraad en de laatste vijf over controle en groei.
1. Gesplitst betalen
Klanten betalen vaak deels contant en deels met pin. Controleer of je één rekening kunt splitsen en of het totaal per betaalmethode aan het eind van de dag nog klopt.
Test het: sla een schermvervanging van € 129 aan, laat € 100 pinnen en € 29 contant betalen, en controleer of beide bedragen bij de juiste betaalmethode in de dagtotalen staan.
2. Aanbetalingen op reparaties
Een aanbetaling beschermt je als een klant nooit terugkomt. Het kassasysteem moet de aanbetaling aan de reparatie koppelen, het openstaande bedrag tonen en de aanbetaling bij het ophalen automatisch verrekenen.
Test het: neem op diezelfde reparatie een aanbetaling van € 40 aan en reken de reparatie daarna af bij het ophalen. Op de eindfactuur staat € 129, min € 40 aanbetaling, dus nog € 89 te betalen.
3. Reparaties en verkoop op één factuur
Een klant die een gerepareerde telefoon ophaalt, koopt bij het weggaan vaak nog een hoesje. Je wilt één winkelmand, één betaling en één factuur, geen reparatiebon plus een losse verkoop.
4. Retouren gekoppeld aan de oorspronkelijke verkoop
Een retour moet de oorspronkelijke verkoop terugvinden, het artikel weer op voorraad zetten als het opnieuw verkocht kan worden en het bedrag terugboeken via de juiste betaalmethode. Bij vrij ingetypte retouren zonder koppeling aan een verkoop verdwijnt er ongemerkt contant geld.
5. IMEI- en serienummers bij verkoop
Elke telefoon en tablet moet zijn IMEI- of serienummer meekrijgen van inkoop tot verkoop. Komt een klant terug met een defect, dan zoek je op het IMEI-nummer en zie je wanneer het toestel is verkocht, door wie en voor hoeveel. Bij tweedehands en opgeknapte toestellen beschermt die traceerbaarheid je.
6. Accessoires met barcode
Hoesjes, screenprotectors, kabels en opladers bestaan in tientallen bijna identieke varianten. Door te scannen komt precies het juiste artikel voor de juiste prijs in de winkelmand. Controleer of het systeem zelf labels print voor voorraad zonder bruikbare barcode.
7. Voorraad die bij verkoop meteen bijwerkt
Verkoop je een oplader of plaats je een batterij, dan moet de voorraad op dat moment dalen, in die winkel. Loopt de voorraad pas bij als iemand 's nachts een import draait, dan komen je meldingen bij lage voorraad altijd een dag te laat.
8. Dagelijkse kassa-afsluiting
Bij sluitingstijd wil je de verwachte totalen per betaalmethode, een kastelling ten opzichte van het wisselgeld waarmee je de dag begon, en elk tekort of overschot duidelijk in beeld.
Test het: sluit een testdag af en meet hoelang het duurt voordat je weet of de kassalade klopt.
9. Rechten voor medewerkers
Niet iedereen hoeft inkoopprijzen te zien of 30% korting te kunnen geven. Kijk naar persoonlijke logins, rollen die bepalen wat iedereen mag, kortingslimieten en een logboek van wie wat heeft gedaan.
10. Klantgeschiedenis
Je team moet de toestellen, reparaties, aankopen, garanties en het saldo van een vaste klant in één profiel zien. Dan is “wat hebben we de vorige keer ook alweer gedaan?” in twee seconden opgezocht.
11. Facturen in je eigen huisstijl, klaar voor de belasting
Op een factuur horen je logo, de gegevens van de klant en een duidelijke uitsplitsing van de belasting, verstuurd per e-mail of SMS of geprint. Kijk ook naar de factuurgeschiedenis: je boekhouder gaat om oude facturen vragen.
12. Meerdere vestigingen
Ook als je nu één winkel hebt: vraag hoe een tweede zou werken. Denk aan voorraad per winkel, vastgelegde overdrachten tussen vestigingen en rapportages die vestigingen vergelijken. Later van systeem wisselen is veel lastiger dan nu kiezen voor een systeem dat met je meegroeit.
Zo loop je de checklist door in een proefperiode
Een demo laat altijd het ideale scenario zien. Trek in de proefperiode een uur uit en doe deze vijf transacties:
- Verkoop een telefoon op IMEI-nummer, plus een hoesje en een screenprotector, en laat gesplitst betalen.
- Neem een reparatie aan met aanbetaling, gebruik een onderdeel uit de voorraad en reken bij het ophalen ook een oplader af.
- Neem de oplader retour en controleer of hij weer op voorraad staat.
- Log in als verkoper en probeer meer korting te geven dan toegestaan.
- Sluit de kassa af en vergelijk de verwachte totalen met wat je hebt ontvangen.
Noteer elke stap waarvoor je een omweg nodig hebt. Omwegen die je in een proefperiode accepteert, worden dagelijkse gewoonten.
Zo vinkt Phonesol de checklist af
Phonesol is reparatiesoftware en kassasysteem in één, uitsluitend gebouwd voor telefoonreparatiezaken en telefoonwinkels. Niets hiervan is dus een add-on:
| Checklistpunt | In Phonesol |
|---|---|
| Gesplitst betalen | Contant, pin, gesplitst betalen en deelbetalingen in één afrekening |
| Aanbetalingen op reparaties | Aanbetaling bij het afgeven, openstaand bedrag bijgehouden tot het ophalen |
| Reparatie en verkoop samen | Producten, diensten, reparatiekosten en ontgrendelingen in één winkelmand en op één factuur |
| Retouren | Gekoppeld aan de oorspronkelijke verkoop, de voorraadmutatie en de betaling |
| IMEI bij verkoop | Elk toestel bijgehouden op IMEI- of serienummer, met inkoop-, verkoop- en reparatiegeschiedenis |
| Accessoires met barcode | Labels per stuk of in batches geprint, gescand bij het afrekenen |
| Voorraad bij verkoop | Voorraad bijgewerkt bij elke verkoop en elk onderdeel dat je bij een reparatie gebruikt |
| Kassa-afsluiting | Totalen per betaalmethode, tellingen bij opening en sluiting, verschillen zichtbaar |
| Rechten voor medewerkers | Persoonlijke logins, toegang per rol, kortingslimieten en een PIN voor de manager |
| Klantgeschiedenis | Eén profiel met toestellen, reparaties, aankopen, saldi en garanties |
| Facturen | Je logo en de uitsplitsing van de belasting, verstuurd per e-mail of SMS of geprint |
| Meerdere vestigingen | Voorraad per winkel, overdrachten en rapportages die winkels vergelijken |
Meer details vind je op de pagina’s over kassa en facturatie, voorraadbeheer, barcodes en labels, personeelsbeheer en klantbeheer.
Inrichten is eenvoudig. Je begint met meer dan 3.000 kant-en-klare producten in plaats van je assortiment zelf in te typen, en we helpen je je bestaande gegevens te importeren. Je team leert het systeem in ongeveer een uur. Abonnementen beginnen vanaf € 49 per maand voor Essentials, en Growth kost € 79 per winkel per maand voor zaken met meerdere vestigingen, met ongeveer 20% korting bij jaarlijkse facturatie. Prijzen zijn exclusief belasting. Je gegevens worden versleuteld en dagelijks geback-upt, en je kunt ze exporteren. Zoek je scanners en labelprinters die goed werken, kijk dan bij onze aanbevolen hardware.
Probeer het in je eigen winkel
De beste test voor elk kassasysteem in een telefoonwinkel is je eigen balie. Phonesol heeft een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard, zodat je de vijf testtransacties hierboven met je echte producten kunt doen. Kijk je liever eerst samen met ons? Plan een demo en we lopen je checklist samen met je door.