Eine Standardkasse ist für Läden gemacht, die Ware aus dem Regal verkaufen. Ein Handyshop verkauft an einem einzigen Nachmittag ein Smartphone mit IMEI, nimmt eine Anzahlung für einen Displaytausch an, setzt eine Hülle und eine Displayschutzfolie auf dieselbe Rechnung und teilt die Zahlung zwischen bar und Karte auf. Kann Ihr Kassensystem das nicht alles abbilden, landen die Lücken in einem Notizbuch, einer Tabelle oder im Kopf eines Mitarbeiters.
Diese Checkliste umfasst zwölf Punkte, die Sie testen sollten, bevor Sie sich für ein Kassensystem für Handyshops entscheiden. Haken Sie einen Punkt erst ab, wenn Sie ihn mit einem echten Beispiel von Ihrer eigenen Theke haben funktionieren sehen.
Warum eine Standardkasse im Handyshop nicht reicht
Die meisten Kassensysteme für den Einzelhandel gehen von drei Dingen aus: Jedes Exemplar eines Produkts ist identisch, jeder Verkauf wird sofort vollständig bezahlt und mit dem Verkauf ist die Sache erledigt. Im Handyshop trifft nichts davon zu.
- Zwei Handys desselben Modells sind nicht derselbe Artikel. Jedes hat seine eigene IMEI, seinen eigenen Einkaufspreis und seinen eigenen Zustand – und vielleicht müssen Sie es Monate später für einen Garantiefall wiederfinden.
- Reparaturen werden in Etappen bezahlt: eine Anzahlung bei der Abgabe, der Rest bei der Abholung.
- Ein Verkauf ist oft der Anfang einer Kundenbeziehung. Der Kunde kommt mit demselben Gerät wieder, und Ihr Team muss dessen Historie sehen.
Wer ein Reparaturtool an eine Einzelhandelskasse anflanscht, hat zwei Systeme und zwei Zahlenwelten. Gute Software für Handyshops bildet Verkauf und Reparaturen an einem Ort ab.
Die Checkliste für Ihr Kassensystem
Die ersten vier Punkte drehen sich ums Kassieren, die nächsten drei um den Bestand und die letzten fünf um Kontrolle und Wachstum.
1. Geteilte Zahlungen
Kunden zahlen oft teils bar, teils mit Karte. Prüfen Sie, ob Sie eine Rechnung aufteilen können und ob die Summe je Zahlungsart am Ende des Tages trotzdem stimmt.
So testen Sie es: Buchen Sie einen Displaytausch für 129 €, kassieren Sie 100 € per Karte und 29 € in bar und prüfen Sie dann, ob beide Beträge in den Tagessummen unter der richtigen Zahlungsart erscheinen.
2. Anzahlungen auf Reparaturen
Eine Anzahlung schützt Sie, wenn ein Kunde nie wiederkommt. Das Kassensystem sollte die Anzahlung der Reparatur zuordnen, den offenen Restbetrag anzeigen und sie bei der Abholung automatisch verrechnen.
So testen Sie es: Nehmen Sie für dieselbe Reparatur 40 € Anzahlung an und schließen Sie sie dann mit der Abholung ab. Die Schlussrechnung sollte 129 € zeigen, abzüglich 40 € Anzahlung – bleiben 89 € zu zahlen.
3. Reparatur und Verkauf auf einer Rechnung
Wer ein repariertes Handy abholt, kauft auf dem Weg nach draußen oft noch eine Hülle. Sie wollen einen Warenkorb, eine Zahlung und eine Rechnung – keinen Reparaturbeleg plus separaten Verkauf.
4. Erstattungen mit Bezug zum ursprünglichen Verkauf
Eine Erstattung sollte den ursprünglichen Verkauf finden, den Artikel wieder in den Bestand buchen, wenn er sich erneut verkaufen lässt, und die Zahlung über die richtige Zahlungsart zurückbuchen. Frei eingetippte Erstattungen ohne Bezug zu einem Verkauf sind genau die Stelle, an der still und leise Bargeld verschwindet.
5. IMEI- und Seriennummern beim Verkauf
Jedes Handy und jedes Tablet sollte seine IMEI oder Seriennummer vom Einkauf bis zum Verkauf mitführen. Kommt ein Kunde mit einem Defekt zurück, suchen Sie nach der IMEI und sehen, wann, von wem und zu welchem Preis das Gerät verkauft wurde. Bei gebrauchten und aufbereiteten Geräten schützt Sie diese Rückverfolgbarkeit.
6. Zubehör mit Barcode
Hüllen, Schutzfolien, Kabel und Ladegeräte gibt es in Dutzenden fast identischer Varianten. Per Scan landet genau der richtige Artikel zum richtigen Preis im Warenkorb. Prüfen Sie, ob das System eigene Etiketten für Ware ohne brauchbaren Barcode druckt.
7. Bestand, der sich beim Verkauf aktualisiert
Wenn Sie ein Ladegerät verkaufen oder einen Akku einbauen, sollte der Bestand sofort sinken – und zwar an genau diesem Standort. Zieht der Bestand erst nach, wenn nachts jemand einen Import startet, kommen Ihre Warnungen bei niedrigem Bestand immer einen Tag zu spät.
8. Tagesabschluss
Bei Ladenschluss brauchen Sie die Sollbeträge je Zahlungsart, eine Bargeldzählung im Abgleich mit dem Wechselgeld vom Morgen und eine klare Anzeige von Fehlbeträgen oder Überschüssen.
So testen Sie es: Schließen Sie einen Testtag ab und stoppen Sie, wie lange es dauert, bis Sie wissen, ob die Kasse stimmt.
9. Mitarbeiterberechtigungen
Nicht jeder sollte Einkaufspreise sehen oder 30 % Rabatt geben dürfen. Achten Sie auf persönliche Logins, Rollen, die festlegen, was jede Person darf, Rabattgrenzen und ein Protokoll, wer was getan hat.
10. Kundenhistorie
Ihr Team sollte Geräte, Reparaturen, Käufe, Garantien und offene Beträge eines Stammkunden in einem Profil sehen. So wird aus „Was hatten wir letztes Mal noch gemacht?“ ein Blick von zwei Sekunden.
11. Rechnungen mit Logo und sauberem Steuerausweis
Rechnungen brauchen Ihr Logo, die Kundendaten und einen klaren Steuerausweis und sollten per E-Mail, SMS oder gedruckt rausgehen. Prüfen Sie auch den Rechnungsverlauf: Ihr Steuerberater wird nach alten Rechnungen fragen.
12. Mehrere Standorte
Auch wenn Sie heute nur einen Shop haben: Fragen Sie, wie ein zweiter funktionieren würde – Bestand pro Standort, dokumentierte Umbuchungen zwischen Standorten und Berichte, die Filialen vergleichen. Später das System zu wechseln ist weit schwieriger, als gleich eines zu wählen, das mit Ihnen wächst.
So spielen Sie die Checkliste in der Testphase durch
Demos zeigen den Idealfall. Nehmen Sie sich in der Testphase eine Stunde Zeit und spielen Sie diese fünf Vorgänge durch:
- Verkaufen Sie ein Handy per IMEI plus Hülle und Displayschutzfolie und lassen Sie die Zahlung aufteilen.
- Nehmen Sie eine Reparatur mit Anzahlung an, verbrauchen Sie ein Ersatzteil aus dem Bestand und schließen Sie die Abholung ab – mit einem Ladegerät zusätzlich auf der Rechnung.
- Erstatten Sie das Ladegerät und prüfen Sie, ob es wieder im Bestand landet.
- Melden Sie sich als Verkäufer an und versuchen Sie, einen Rabatt über dem erlaubten Limit zu geben.
- Schließen Sie die Kasse ab und vergleichen Sie die Sollbeträge mit dem, was Sie tatsächlich eingenommen haben.
Notieren Sie jeden Schritt, der einen Umweg braucht. Umwege, die Sie in der Testphase hinnehmen, werden zur täglichen Gewohnheit.
So erfüllt Phonesol die Checkliste
Phonesol ist Reparatursoftware und Kassensystem in einem, entwickelt ausschließlich für Handy-Reparaturshops und Handyshops. Nichts davon ist ein Zusatzmodul:
| Checklistenpunkt | In Phonesol |
|---|---|
| Geteilte Zahlungen | Bar, Karte, geteilte Zahlungen und Teilzahlungen in einem Bezahlvorgang |
| Anzahlungen auf Reparaturen | Anzahlung bei der Abgabe, Restbetrag bis zur Abholung im Blick |
| Reparatur und Verkauf zusammen | Produkte, Dienstleistungen, Reparaturkosten und Entsperrungen in einem Warenkorb und auf einer Rechnung |
| Erstattungen | Verknüpft mit dem ursprünglichen Verkauf, seiner Lagerbewegung und seiner Zahlung |
| IMEI beim Verkauf | Jedes Gerät per IMEI oder Seriennummer erfasst, mit Einkaufs-, Verkaufs- und Reparaturhistorie |
| Zubehör mit Barcode | Etiketten einzeln oder im Stapel gedruckt, an der Kasse gescannt |
| Bestand beim Verkauf | Bestand aktualisiert bei jedem Verkauf und jedem Ersatzteil, das in eine Reparatur geht |
| Tagesabschluss | Summen je Zahlungsart, Zählung bei Öffnung und Abschluss, Differenzen sichtbar |
| Mitarbeiterberechtigungen | Persönliche Logins, rollenbasierte Zugriffe, Rabattgrenzen und Manager-PIN |
| Kundenhistorie | Ein Profil mit Geräten, Reparaturen, Käufen, offenen Beträgen und Garantien |
| Rechnungen | Ihr Logo und der Steuerausweis, per E-Mail, SMS oder gedruckt |
| Mehrere Standorte | Bestand pro Standort, Umbuchungen und Berichte zum Standortvergleich |
Details finden Sie auf den Seiten Kasse und Rechnungen, Lagerverwaltung, Etiketten- und Barcodedruck, Mitarbeiterverwaltung und Kundenverwaltung.
Die Einrichtung ist unkompliziert. Sie starten mit über 3.000 fertig angelegten Produkten, statt Ihr Sortiment abzutippen, und wir helfen Ihnen beim Import Ihrer bestehenden Daten. Ihr Team kann das System in etwa einer Stunde lernen. Die Tarife beginnen ab 49 € pro Monat für Essentials. Growth kostet für Betriebe mit mehreren Standorten 79 € pro Standort und Monat, bei jährlicher Abrechnung sparen Sie ca. 20 %. Alle Preise zzgl. Steuern. Ihre Daten werden verschlüsselt, täglich gesichert und lassen sich exportieren. Scanner und Etikettendrucker, die sich bewährt haben, finden Sie unter Empfohlene Hardware.
Testen Sie es in Ihrem Shop
Der beste Test für jedes Kassensystem im Handyshop ist Ihre eigene Theke. Phonesol können Sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte – so spielen Sie die fünf Testvorgänge oben mit Ihren echten Produkten durch. Wenn Sie sich lieber erst alles zeigen lassen möchten, vereinbaren Sie eine Demo, und wir gehen Ihre Checkliste gemeinsam durch.