Tavallinen kassajärjestelmä on tehty kaupoille, jotka myyvät paketteja hyllyltä. Puhelinliike myy yhden iltapäivän aikana IMEI-koodillisen puhelimen, ottaa ennakkomaksun näyttökorjauksesta, lisää samaan laskuun suojakuoren ja näytönsuojan ja jakaa maksun käteisen ja kortin kesken. Jos kassajärjestelmäsi ei pysy tässä mukana, aukot paikataan vihkoon, taulukkoon tai jonkun muistiin.
Tällä tarkistuslistalla käyt läpi kaksitoista asiaa, jotka kannattaa testata ennen kuin sitoudut mihinkään puhelinliikkeen kassajärjestelmään. Merkitse kohta tehdyksi vasta, kun olet nähnyt sen toimivan oikealla esimerkillä omalta tiskiltäsi.
Miksi tavallinen kassajärjestelmä ei riitä puhelinliikkeessä
Useimmat vähittäiskaupan kassajärjestelmät olettavat kolme asiaa: saman tuotteen kaikki kappaleet ovat samanlaisia, jokainen ostos maksetaan kerralla kokonaan ja tarina päättyy myyntiin. Mikään näistä ei päde puhelinliikkeessä.
- Kaksi samanmallista puhelinta eivät ole sama tuote. Kummallakin on oma IMEI-koodinsa, hankintahintansa ja kuntonsa, ja saatat joutua etsimään juuri sen kuukausia myöhemmin takuuvaatimusta varten.
- Korjaukset maksetaan erissä: ennakkomaksu laitetta jätettäessä ja loppusumma noudettaessa.
- Myynnistä alkaa usein asiakassuhde. Asiakas palaa saman laitteen kanssa, ja henkilökunnan pitää nähdä sen historia.
Kun vähittäiskaupan kassaan liitetään erillinen korjaustyökalu, käytössä on kaksi järjestelmää ja kahdet luvut. Hyvä puhelinliikkeen ohjelmisto hoitaa myynnin ja korjaukset samassa paikassa.
Puhelinliikkeen kassajärjestelmän tarkistuslista
Neljä ensimmäistä kohtaa koskevat maksujen vastaanottamista, kolme seuraavaa varastoa ja viisi viimeistä valvontaa ja kasvua.
1. Jaetut maksut
Asiakkaat maksavat usein osan käteisellä ja osan kortilla. Varmista, että voit jakaa yhden laskun ja että kunkin maksutavan summa täsmää edelleen päivän päätteeksi.
Testaa: kirjaa 129 €:n näytönvaihto, ota 100 € kortilla ja 29 € käteisellä ja tarkista, että molemmat summat näkyvät oikean maksutavan alla päivän yhteenvedossa.
2. Korjausten ennakkomaksut
Ennakkomaksu suojaa sinua, jos asiakas ei koskaan palaa. Kassajärjestelmän pitää kirjata ennakkomaksu korjaukselle, näyttää maksettava loppusumma ja vähentää ennakko automaattisesti noudettaessa.
Testaa: ota samasta korjauksesta 40 €:n ennakkomaksu ja kirjaa sitten nouto. Loppulaskulla pitää näkyä 129 €, josta vähennetään 40 €:n ennakkomaksu, jolloin maksettavaa jää 89 €.
3. Korjaukset ja myynti samalla laskulla
Korjattua puhelinta noutava asiakas ostaa usein suojakuoren lähtiessään. Haluat yhden ostoskorin, yhden maksun ja yhden laskun – et korjauskuittia ja erillistä myyntiä.
4. Hyvitykset linkitettynä alkuperäiseen myyntiin
Hyvityksen pitää löytää alkuperäinen myynti, palauttaa tuote varastoon, jos sen voi myydä uudelleen, ja palauttaa maksu oikealla maksutavalla. Vapaasti kirjoitetut hyvitykset ilman linkkiä myyntiin ovat juuri se kohta, jossa käteistä katoaa huomaamatta.
5. IMEI- ja sarjanumerot myynnissä
Jokaisen puhelimen ja tabletin IMEI- tai sarjanumeron pitää kulkea mukana ostosta myyntiin. Kun asiakas palaa vian kanssa, hae IMEI-koodilla ja näet, milloin laite myytiin, kuka sen myi ja millä hinnalla. Käytettyjen ja kunnostettujen laitteiden kohdalla tämä jäljitettävyys suojaa sinua.
6. Viivakoodilliset tarvikkeet
Suojakuoria, näytönsuojia, kaapeleita ja latureita on kymmeniä lähes samanlaisia versioita. Skannaus lisää ostoskoriin juuri oikean tuotteen oikealla hinnalla. Varmista, että järjestelmä tulostaa omat tarrat tuotteille, joissa ei ole käyttökelpoista viivakoodia.
7. Saldo päivittyy myynnin hetkellä
Kun myyt laturin tai vaihdat akun, saldon pitää laskea heti ja juuri siinä myymälässä. Jos varasto päivittyy vasta, kun joku ajaa tuonnin yöllä, saldohälytyksesi ovat aina päivän myöhässä.
8. Kassan päivittäinen sulkeminen
Sulkemisaikaan tarvitset odotetut summat maksutavoittain, käteisen laskennan aloituskassaa vasten sekä mahdollisen kassavajeen tai ylijäämän selvästi näkyviin.
Testaa: sulje testipäivä ja mittaa, kauanko kestää nähdä, täsmääkö kassalaatikko.
9. Henkilökunnan käyttöoikeudet
Kaikkien ei pidä nähdä ostohintoja tai voida antaa 30 %:n alennusta. Etsi järjestelmä, jossa on henkilökohtaiset tunnukset, roolit, jotka määrittävät, mitä kukin saa tehdä, alennusrajat ja loki siitä, kuka teki mitä.
10. Asiakashistoria
Henkilökunnan pitää nähdä vakioasiakkaan laitteet, korjaukset, ostot, takuut ja saldo yhdestä profiilista. Silloin ”mitä teimmekään viimeksi?” selviää kahdessa sekunnissa.
11. Brändätyt laskut, joissa verot ovat kunnossa
Laskussa pitää olla logosi, asiakkaan tiedot ja selkeä verojen erittely, ja sen pitää lähteä sähköpostilla, SMS:llä tai tulosteena. Tarkista myös laskuhistoria: kirjanpitäjäsi kysyy vielä vanhoja laskuja.
12. Useampi toimipiste
Vaikka sinulla olisi tänään yksi liike, kysy, miten toinen toimisi: myymäläkohtainen varasto, kirjatut siirrot toimipisteiden välillä ja raportit, joilla vertaat myymälöitä. Järjestelmän vaihtaminen myöhemmin on paljon vaikeampaa kuin sellaisen valitseminen, joka kasvaa mukanasi.
Näin käyt listan läpi kokeilujakson aikana
Esittelyissä näytetään vain sujuvat tilanteet. Varaa kokeilujakson aikana tunti ja tee nämä viisi tapahtumaa:
- Myy puhelin IMEI-koodilla sekä suojakuori ja näytönsuoja, ja ota maksu jaettuna.
- Kirjaa korjaus ennakkomaksulla, käytä varaosa varastosta ja kirjaa nouto niin, että laskuun lisätään laturi.
- Hyvitä laturi ja tarkista, että se palaa varastoon.
- Kirjaudu myyjänä ja yritä antaa alennus, joka ylittää myyjän rajan.
- Sulje kassa ja vertaa odotettuja summia siihen, mitä otit vastaan.
Kirjaa ylös jokainen vaihe, joka vaatii kiertotietä. Kokeilussa siedetyistä kiertoteistä tulee arjen tapoja.
Näin Phonesol täyttää listan
Phonesol on korjaamo-ohjelmisto ja kassajärjestelmä, joka on tehty vain puhelinkorjaamoille ja puhelinliikkeille, joten mikään näistä ei ole lisäosa:
| Tarkistettava kohta | Phonesolissa |
|---|---|
| Jaetut maksut | Käteinen, kortti, jaetut maksut ja osittaiset maksut samassa kassatapahtumassa |
| Korjausten ennakkomaksut | Ennakkomaksu laitetta jätettäessä, loppusumma seurannassa noutoon asti |
| Korjaus ja myynti yhdessä | Tuotteet, palvelut, korjausmaksut ja lukitusten avaukset samassa ostoskorissa ja samalla laskulla |
| Hyvitykset | Linkitetty alkuperäiseen myyntiin, sen varastotapahtumaan ja maksuun |
| IMEI myynnissä | Jokainen laite seurannassa IMEI- tai sarjanumerolla osto-, myynti- ja korjaushistorioineen |
| Viivakoodilliset tarvikkeet | Tarrat tulostetaan yksittäin tai erissä ja skannataan kassalla |
| Saldo myynnissä | Saldo päivittyy jokaisessa myynnissä ja jokaisesta korjauksessa käytetystä osasta |
| Kassan sulkeminen | Summat maksutavoittain, aloitus- ja loppulaskenta, erot näkyvissä |
| Henkilökunnan käyttöoikeudet | Henkilökohtaiset tunnukset, roolipohjaiset oikeudet, alennusrajat ja esimiehen PIN-koodi |
| Asiakashistoria | Yksi profiili: laitteet, korjaukset, ostot, saldot ja takuut |
| Laskut | Logosi ja verojen erittely, lähetys sähköpostilla, SMS:llä tai tulosteena |
| Useampi toimipiste | Myymäläkohtainen varasto, siirrot ja myymälöiden vertailuraportit |
Lisätietoja löydät sivuilta Kassa ja laskutus, Varastonhallinta, Viivakoodit ja tarrat, Henkilöstönhallinta ja Asiakashallinta.
Käyttöönotto on suoraviivaista. Aloita yli 3 000 valmiista tuotteesta sen sijaan, että kirjoittaisit valikoimasi käsin, ja me autamme tuomaan nykyiset tietosi. Tiimisi oppii järjestelmän noin tunnissa. Essentials-paketti maksaa alkaen 49 € kuukaudessa, ja useamman myymälän liikkeille tarkoitettu Growth maksaa 79 € kuukaudessa myymäläkohtaisesti. Vuosilaskutuksella säästät noin 20 %. Hinnat ovat verottomia. Tietosi salataan ja varmuuskopioidaan päivittäin, ja voit viedä ne ulos milloin tahansa. Hyvin toimivia viivakoodinlukijoita ja tarratulostimia löydät suositeltujen laitteiden sivulta.
Kokeile omassa liikkeessäsi
Paras testi mille tahansa puhelinliikkeen kassajärjestelmälle on oma tiskisi. Phonesolissa on 14 päivän ilmainen kokeilu ilman maksukorttia, joten voit tehdä yllä olevat viisi testitapahtumaa omilla tuotteillasi. Jos haluat ensin opastetun katsauksen, varaa esittely, niin käymme tarkistuslistasi läpi yhdessä.