Jedes Handy, das über Ihre Theke geht, hat eine IMEI – eine Nummer, die genau dieses eine Gerät identifiziert. IMEI-Erfassung heißt, diese Nummer bei jeder Bewegung des Geräts festzuhalten: beim Ankauf, beim Verkauf, bei der Reparatur, bei der Umbuchung und bei der Rücknahme. Machen Sie das konsequent, wissen Sie immer, woher ein Gerät stammt, wo es gerade ist und an wen es ging.
Im Handyshop schützt Sie dieser Nachweis beim Ankauf gebrauchter Ware, klärt Garantiestreitigkeiten in Sekunden und zeigt den echten Gewinn pro Handy. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie erfassen sollten, wie Sie es einrichten und welche Fehler die Erfassung nutzlos machen.
Was IMEI-Erfassung wirklich bedeutet
Die IMEI ist eine 15-stellige Nummer, die ein Mobilgerät identifiziert. Sie lässt sich mit *#06# anzeigen, steht außerdem in den Einstellungen des Handys und meist auf der Verpackung. Dual-SIM-Handys, auch solche mit eSIM, haben zwei IMEIs.
Der Kerngedanke: Sie verfolgen das einzelne Gerät, nicht nur das Produkt. „Zehn Galaxy S26 mit 256 GB“ ist eine Menge. Zehn einzelne Handys zu verfolgen, jedes mit eigener IMEI, eigenem Einkaufspreis, Zustand, Standort und Status – das ist IMEI-Erfassung. Verschwindet eines, kommt eines zurück oder muss eines repariert werden, wissen Sie genau, welches.
Nicht jedes Gerät hat eine IMEI. Tablets ohne Mobilfunk, manche Smartwatches und Laptops haben nur eine Seriennummer. Für sie funktioniert die Erfassung per Seriennummer im Handyshop genauso: ein Datensatz pro Gerät, aufgebaut um die Kennung, die das Gerät eben hat.
Warum jeder Handyshop sie braucht
Gebrauchte Handys sicher ankaufen
Wenn Sie ein gebrauchtes Handy ankaufen oder in Zahlung nehmen, ist die IMEI Ihr bester Schutz. Erfassen Sie sie direkt am Gerät, zusammen mit den Daten des Verkäufers und dem Zustand des Handys. Prüfen Sie die IMEI vor der Bezahlung in einer Datenbank für gesperrte oder gestohlene Geräte, sofern es eine gibt, und stellen Sie sicher, dass das Handy nicht mehr mit dem Konto des Vorbesitzers verknüpft ist.
Die Regeln für den Ankauf gebrauchter Ware, die Aufbewahrung von Verkäuferdaten und die Meldung von Handys unter Diebstahlsverdacht unterscheiden sich von Land zu Land. Prüfen Sie, was an Ihrem Standort gilt, und bauen Sie diese Schritte in Ihren Ablauf bei der Annahme ein.
Garantiefälle, die Sie belegen können
Ein Kunde bringt ein Pixel 11 zurück und sagt, Sie hätten vor zwei Monaten das Display getauscht. Suchen Sie nach der IMEI und Sie sehen, ob das stimmt, wann es war, welches Ersatzteil Sie verwendet haben und ob noch Garantie besteht. Berechtigte Ansprüche erledigen Sie schnell, und Ansprüche für Geräte, die Sie nie in der Hand hatten, lehnen Sie mühelos und höflich ab.
Reparaturen mit Vorgeschichte
Kommt ein iPhone 18 Pro zum zweiten Mal mit demselben Fehler, sieht Ihr Techniker in der Gerätehistorie, was vorher gemacht wurde, welche Teile eingebaut wurden und wer die Arbeit erledigt hat.
Ein Bestand, der aufgeht
Handys sind Ihr wertvollster Bestand. Zählen Sie „neun von zehn“, wissen Sie, dass etwas nicht stimmt. Zählen Sie per IMEI, wissen Sie, welches Handy fehlt, wann es zuletzt gesehen wurde und wer es zuletzt in der Hand hatte.
Echter Gewinn bei jedem Gerät
Gebrauchte Handys kaufen Sie jedes Mal zu einem anderen Preis an. Angenommen, Sie kaufen zwei iPhone Duo, eines für 380 € und eines für 450 €, und verkaufen beide für 560 €. Das eine bringt 180 €, das andere 110 €. Wenn Sie nur einen Durchschnittspreis erfassen, sehen Sie nie, welche Ankäufe gute Geschäfte waren und welche nicht.
Rücknahmen ohne Austauschtrick
Kommt ein Handy zur Erstattung zurück, vergleichen Sie seine IMEI mit der auf dem Verkauf. So stellen Sie schnell sicher, dass das Handy auf Ihrer Theke dasselbe ist, das Ihren Shop verlassen hat.
Was Sie zu jedem Gerät erfassen sollten
Nutzen Sie diese Checkliste für jedes Handy, jedes Tablet und jedes andere Gerät mit Seriennummer:
- IMEI (bei Dual-SIM-Handys beide IMEIs) und Seriennummer
- Hersteller, Modell, Speicher und Farbe
- Zustand, Notizen und bei gebrauchten Handys der Akkuzustand
- Einkaufspreis und Lieferant oder Verkäufer
- Eingangsdatum und Standort
- Status: auf Lager, verkauft, zurückgegeben, in Reparatur oder umgebucht
- Der Kunde, an den es verkauft wurde, und die Rechnung
- Beginn und Ende der Garantie
- Durchgeführte Reparaturen und verwendete Ersatzteile
So richten Sie die IMEI-Erfassung in Ihrem Shop ein
Gehen Sie diese Schritte durch:
- Legen Sie fest, was einzeln erfasst wird. Handys, Tablets und andere hochwertige Geräte gehören dazu. Hüllen, Kabel und Displayschutzfolien können normaler Mengenbestand bleiben.
- Erfassen Sie die IMEI beim Wareneingang. Scannen Sie den Barcode auf der Verpackung, statt 15 Ziffern von Hand einzutippen. Bei gebrauchten Handys lesen Sie sie immer per *#06# am Gerät ab, denn eine Verpackung kann zu einem anderen Handy gehören.
- Etikettieren Sie jedes Gerät. Drucken Sie ein Etikett mit IMEI, SKU und Preis, damit Handys in der Schublade oder Vitrine gescannt statt gesucht werden.
- Scannen Sie bei jeder Bewegung. Verkäufe, Rückgaben, Reparaturannahmen und Umbuchungen zwischen Standorten sollten alle über die IMEI gescannt werden.
- Machen Sie es zur Hausregel. Ohne IMEI kein Verkauf und kein Reparaturauftrag.
- Zählen Sie per Scan. Zählen Sie Geräte mit Seriennummer regelmäßig, indem Sie jedes einzeln scannen, und gehen Sie jedem Handy nach, das nicht auftaucht.
- Begrenzen Sie, wer Datensätze ändern darf. Nur die passenden Rollen sollten eine IMEI oder den Einkaufspreis eines Geräts ändern können, und jede Änderung sollte protokolliert werden.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Die Verpackung statt des Handys erfassen. Verpackungen werden vertauscht. Lesen Sie die IMEI bei Gebrauchtgeräten immer am Handy ab.
- Bei Dual-SIM-Handys nur eine IMEI erfassen. Ein Kunde oder Netzbetreiber nennt vielleicht die andere. Erfassen Sie beide.
- IMEIs von Hand eintippen. Eine falsche Ziffer, und die Spur reißt ab. Scannen Sie, wann immer es geht.
- Die Liste in einer separaten Tabelle führen. Wird sie nicht automatisch durch Verkäufe und Reparaturen aktualisiert, ist sie nach einer Woche veraltet.
- Das Gerät nicht mit dem Kunden verknüpfen. Die IMEI ist viel nützlicher, wenn Sie sehen, wer das Gerät gekauft oder gebracht hat.
- Personenbezogene Daten länger als nötig speichern. Daten von Verkäufern und Kunden sind personenbezogene Daten. Die Datenschutzregeln unterscheiden sich von Land zu Land, prüfen Sie also, was an Ihrem Standort gilt.
Tabelle oder Software für die IMEI-Erfassung?
Eine Tabelle reicht, solange Sie eine Handvoll Handys im Monat bewegen. Sie stößt an ihre Grenzen, sobald Sie jeden Tag Handys verkaufen, reparieren und ankaufen, denn jeder Verkauf, jede Rückgabe und jede Umbuchung muss doppelt eingetippt werden – und irgendwer vergisst es immer.
Software für die IMEI-Erfassung verknüpft die IMEI schon während der Arbeit mit Ankauf, Verkauf, Reparaturauftrag und Umbuchung, sodass sich die Historie von selbst aufbaut. Der eigentliche Test ist einfach: Kann jeder in Ihrem Team eine IMEI eintippen oder scannen und in wenigen Sekunden die ganze Geschichte des Handys sehen?
So setzt Phonesol die IMEI-Erfassung um
Phonesol ist Kassensystem und Reparatursoftware in einem, gebaut für Handyshops, und die IMEI-Erfassung ist fest in den Arbeitsalltag eingebaut. In der Lagerverwaltung wird jedes Handy und jedes Tablet per IMEI oder Seriennummer erfasst, mit Zustand, Einkaufspreis und Standort, und Sie sehen, ob es auf Lager, verkauft, zurückgegeben, repariert oder umgebucht ist.
Auch Reparaturaufträge speichern die IMEI, sodass eine Suche die Reparaturhistorie des Geräts, die verwendeten Ersatzteile und den Garantiestatus zeigt. Kundenprofile verknüpfen jedes Gerät und seine IMEI mit der Person, der es gehört.
Sie können Etiketten mit der IMEI drucken, Geräte mit Nachweis jeder Bewegung zwischen Standorten umbuchen und bei jeder Änderung sehen, welcher Mitarbeiter sie vorgenommen hat. Für einen schnelleren Start gibt es über 3.000 fertig angelegte Produkte, und wir bieten Hilfe beim Import Ihrer bestehenden Daten.
Testen Sie es in Ihrem Shop
Phonesol gibt es ab 49 € pro Monat (zzgl. Steuern), und die meisten Teams lernen es in etwa einer Stunde. Testen Sie Phonesol 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, oder vereinbaren Sie eine Demo, um die IMEI-Erfassung mit Ihrem eigenen Bestand zu sehen.